Il concetto di ERP non è poi tanto difficile da comprendere. L’acronimo, che indica Enterprise Resource Planning, serve per identificare dei software a cui possono accedere una serie di utenti che fanno parte di un’azienda, con la finalità di gestire i differenti aspetti dell’organizzazione.
Fino a non molti i sistemi ERP venivano installati sui server di proprietà dell’azienda stessa. Questo per fare in modo si potesse accedere dalla rete interna. Ma negli ultimi dieci anni qualcosa è cambiato, e il cloud computing è stato in grado di rivoluzionare il mondo degli ERP, rendendo le soluzioni on-premise sostanzialmente obsolete.
Vediamo insieme in quali frangenti cambia l’approccio e soprattutto quali sono i vantaggi che derivano dall’utilizzo di un ERP Cloud rispetto ad uno con installazione in locale.
Sommario
ERP Cloud: cosa sono?
Un software ERP tradizionale, definito on-premise, è un programma che viene acquistato e installato nel suo complesso sui server di proprietà dell’azienda.
Spesso si tratta di ERP standard con versioni “bloccate” dove gli aggiornamenti futuri comporteranno sempre e comunque un costo da sostenere per l’organizzazione. In aggiunta, per l’utilizzo di questi gestionali, oltre al costo della licenza si deve affrontare quello dell’hardware legato ai server.
Un ERP Cloud invece, per quanto non differisca nelle funzionalità e abbia le stessa completezza di uno on-premise, esclude a priori le considerazioni fatte sull’hardware fisico. Per l’utilizzo di uno di questi gestionali infatti, l’azienda ha solamente bisogno dei terminali per accedere, una buona connessione internet, un nome utente, e una password. Requisiti sicuramente banali rispetto agli ERP on-premise.
Questo è possibile perché il provider che distribuisce l’ERP, gestisce personalmente l’installazione e il funzionamento sui propri server, e fornisce al cliente solamente quello che è il prodotto finale attraverso delle formule che non implicano altri tipi di “pensieri”. Gli ERP Cloud sono definiti SAS, ovvero Software as Service. Ciò significa che il cliente paga una quota ricorrente destinata all’abbonamento comprensiva di aggiornamenti.
Perché scegliere un ERP Cloud
I motivi per cui scegliere un ERP cloud sono numerosi, ma alla base troviamo sicuramente il risparmio economico che deriva da un’implementazione di questo tipo. Ciò può verificarsi proprio per l’assenza dell’hardware, che comporta un costo sia nel momento dell’acquisto, che in quello dell’eventuale assistenza, che in quello della sostituzione dovuto all’obsolescenza programmata.
In sostanza, il capitale precedentemente immobilizzato per le soluzioni on-premise, viene reimpiegato su un metodo di spesa differente, definito pay-per-use, quindi che prevede un pagamento solo per quello realmente utilizzato. Questo significa inoltre che parliamo di un sistema scalabile, che può adattarsi nel tempo secondo quelle che sono sia le evoluzioni delle tecnologie digitali che la crescita dell’azienda.
Come detto, il risparmio si verifica anche sulla manutenzione, perché il parco hardware è sicuramente inferiore a quello richiesto per le soluzioni on-premise. Tra l’altro in questo caso si parla di una voce di spesa duplice, composta sia dal costo dei componenti, che da quello destinato al personale IT apposito, che potrà essere reimpiegato in task dal più alto valore aggiunto.
I vantaggi di un sistema ERP Cloud
Abbiamo detto come uno dei principali vantaggi derivanti dall’implementazione di un sistema ERP Cloud sia quello del risparmio economico dovuto all’assenza dell’hardware. Ma questo non è certamente l’unico.
In passato, quelle aziende che hanno provveduto a introdurre un ERP on premise, hanno dovuto affrontare un percorso complesso e tortuoso. Diverse erano le fasi da attraversare:
- assessment (valutazione),
- deployment (distribuzione),
- testing (fase di test).
Solamente dopo questi step le organizzazioni potevano andare “live”. Si trattava di un cammino che spesso, per ovvi motivi, proseguiva per mesi, con un impegno non indifferente di capitali e persone.
A tutto questo doveva poi essere aggiunta l’ovvia incertezza legata all’esito finale con un ulteriore aspetto negativo. Una volta realizzato il progetto infatti, era difficilmente revisionabile e aggiornabile.
ERP Cloud: quali sono i vantaggi?
Dopo le premesse fatte in precedenza, i vantaggi di un gestionale ERP Cloud sono evidenti. E’ sufficiente solamente una connessione per procedere con una verifica accurata della conformità del prodotto a quelli che sono i flussi di lavoro del business. Dallo step della verifica a quello del rilascio vero e proprio quindi, occorrono tempistiche nettamente più brevi a quelle necessarie per l’installazione di un ERP in locale.
Ma non finisce qui e c’è un altro problema da valutare. Tutte quelle aziende che in passato hanno dovuto affrontare un’installazione on-premise di un ERP, hanno dovuto fare conti, letteralmente, con un altro fattore. Stiamo parlando della necessaria formazione dei collaboratori per un utilizzo corretto del gestionale. Le soluzioni ERP Cloud invece, sono improntate alla facilità di utilizzo, quindi consumer-oriented.
Una maggiore facilità di utilizzo però, non significa che un ERP Cloud sia identico nelle funzionalità a quelle applicazione utilizzate da milioni di utenti, ma solamente che è in grado di condividerne alcune peculiarità, come mobilità e utilizzo su più dispositivi.
Non dobbiamo dimenticare infatti, che i diversi moduli all’interno di un gestionale presuppongono comunque delle competenze specifiche legate alle diverse aree. Tra le principali vogliamo ricordare quelle amministrative, di produzione, contabili, e di marketing. Proprio quest’ultima area è una di quelle che potrà essere maggiormente potenziata nel momento in cui all’ERP Cloud viene integrato un sistema CRM.
In altre parole, in termini di utilizzo del software, ciò che davvero fa la differenza tra ERP Cloud e ERP on-premise, è la curva di apprendimento più breve della prima soluzione.
La sicurezza degli ERP Cloud
Volendo proseguire con l’elenco dei vantaggi che derivano dalla scelta di un ERP Cloud piuttosto che di un ERP on-premise, l’aspetto della sicurezza aziendale assume sicuramente un ruolo rilevante. D’altronde quando si parla di dati, sia interni all’azienda che “esterni” come quelli legati ai clienti, la maggiore preoccupazione è proprio quella di perderli o che peggio ancora che soggetti terzi possano entrarne in possesso.
L’architettura di una soluzione cloud è in grado di assicurare una capacità di resilienza impensabile per un’infrastruttura on-premise. Ciò è possibile perché i provider investono sempre più su quella che è la qualità del proprio servizio, e questo è valido anche sotto l’aspetto della business continuity.
Aziende di piccole o medie dimensioni, come ad esempio la maggior parte delle PMI italiane non potrebbero in nessun modo “assorbire” un costo per un’architettura come quella di un provider.
I Cloud provider inoltre, ricorrono a data center certificati con capacità di ridondanza e criptazione che possono contrastare efficacemente quasi qualsiasi rischio legato a incidenti o intrusioni. In questo modo tra l’altro, è possibile adeguarsi facilmente a quelle che sono le nuove normative in tema di privacy, come il GDPR. Data la complessità dell’argomento, quest’ultimo da solo è un motivo sufficientemente valido per scegliere un ERP Cloud.
ERP Cloud: un sistema ecosostenibile
Analizzando ancora a più ampio spettro i vantaggi di un ERP Cloud, uno in particolare non salta subito agli occhi, ma in realtà è uno tra quelli che non deve essere sottovalutato. Alcuni studi hanno infatti evidenziato come le soluzioni Cloud presentino emissioni di carbonio legate alle transazioni inferiori del 95% rispetto ai sistemi gestionali on-premise.
Questo è possibile perché le piattaforme Cloud computing riescono ad essere notevolmente più efficienti rispetto ai data center ideati e realizzati da terze parti. Questo particolare aspetto conduce verso un altro vantaggio di business. Il tema dell’ecosostenibilità infatti, è sempre di maggiore attualità per le persone. L’attenzione verso il pianeta e come preservalo è giustamente in crescita.
Questo significa che in futuro i consumatori potrebbero essere sempre più orientati di quanto non lo siano già a scegliere per i loro acquisti solamente aziende e brand ad emissioni zero, o comunque rispettosi dell’ambiente. In questo frangente anche le PMI italiane dovrebbero allinearsi al mercato, per non rischiare di rimanere indietro nella competizione sul mercato.
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