Come scegliere un software gestionale ERP: 5 consigli utili

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Il software gestionale è fondamentale per le aziende che vogliono essere competitive e “combattere” ad armi pari sul mercato. Dalle piccole imprese alle multinazionali, le aziende di tutto il mondo, che puntano in alto, si affidano a un software gestionale ERP.

Si tratta di un applicativo che permette all’azienda di espandersi e svilupparsi in modo intelligente, raggiungendo il top nella competitività e dell’efficienza. In che modo?

Attraverso l’ottimizzazione della gestione dei processi interni: dal marketing alla produzione, dal controllo all’amministrazione; l’ERP favorisce un’interazione immediata ed efficace con fornitori, filiali e clienti.

In questo articolo vediamo insieme 5 consigli utili per scegliere il software gestionale più adatto alla propria azienda.

1 – Scegli un gestionale ERP cloud

Il primo consiglio per le aziende che vogliono essere top sul mercato, è di utilizzare un ERP cloud. Solitamente un software gestionale include almeno tre funzionalità:

  • contabilità;
  • gestione dei flussi del magazzino;
  • produzione.

Ogni software gestionale permette dunque all’azienda di sapere quando è il momento di richiedere al proprio fornitore l’approvvigionamento di merci, oppure consente di ottimizzare la gestione degli aspetti finanziari e strategici.

È importante tuttavia cogliere la differenza tra un ERP e un software gestionale per risucire a scegliere il partner tecnico più adatto alle proprie esigenze.

Il software gestionale è un raccoglitore di dati: permette, ad esempio di gestire bene il magazzino. Un ERP cloud, invece, permette di ottimizzare i processi e fornisce all’azienda indicazioni indispensabili su:

  • flusso di lavoro coordinato;
  • controllo della qualità dei processi.

Un’azienda moderna e concorrenziale deve poter coordinare i suoi reparti in modo armonico tra di loro: è il concetto di azienda intelligente. Da questo punto di vista gli ERP sono un “tassello” fondamentale perché utilizzano piattaforme cloud, database di grandi dimensioni e aggregano dati in modo modulare. L’ERP cloud dunque non è solo un raccoglitore di dati e informazioni ma un cervello che connette tutte le parti.

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Per questo motivo l’obiettivo dovrebbe essere, per un’azienda vincente, l’adozione di una macrovisione delle differenti funzioni, che riguarda di fatto anche la scelta del miglior software per aziende, per evitare di commettere errori nella scelta del software gestionale

2 – Pensa a lungo termine: quanto costa un software gestionale?

Si potrebbe credere che il costo di un gestionale tradizionale sia inferiore a quello di un ERP cloud. In realtà è dimostrato che sul lungo periodo gli ERP permettono di ammortizzare i costi e costruiscono modelli più sostenibili perchè:

  • consentono un risparmio di tempo ottimizzando i flussi di lavoro.
  • la gestione automatica di certi processi consente una riduzione notevole di errori, dovuti anche al fattore umano.

Ovviamente non tutti i software gestionali ERP sono uguali. Per tale ragione è importante scegliere un partner tecnico affidabile con anni di esperienza nel settore che sia in grado di realizzare un ERP custom su misura tenendo conto delle caratteristiche e degli obiettivi del cliente.

Questo aspetto verrà affrontato in modo approfondito alla fine di questo articolo.

3 – Il mercato ormai è globale: scegli un ERP multilingua

Il secondo consiglio è l’internazionalizzazione del proprio progetto produttivo. La maggior parte delle piccole e medie imprese guardano ai mercati esteri per allargare il proprio bacino di utenza.

Quando si sceglie un software gestionale bisogna tenere conto di un’ottica più ampia. Il mercato mondiale è concorrenziale, dunque dotarsi di un software gestionale ERP può aiutare a ottimizzare la filiera di produzione; potrebbe significare non perdere quote di mercato nei confronti di aziende straniere, efficienti e organizzate, che puntano a sbaragliare la concorrenza.

La scelta più opportuna, dunque, sarà indirizzarsi su un software gestionale multilingue, in grado di gestire le valute e di interfacciarsi con le contabilità dei paesi esteri.

4 – Aggiorna il software gestionale e scegli un ERP flessibile

I software gestionali di dieci anni fa possono non essere più competitivi nel mercato odierno. La tecnologia si evolve e si rischia di restare indietro rispetto ad altre realtà aziendali. Se in passato ci si è affidati ad un ERP per piccole imprese, bisogna considerare se non sia arrivato il momento di cambiarlo in favore di un modello aggiornato.

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Come scritto in precedenza, ogni azienda deve scegliere un ERP perfetto per il proprio core business. Sarà opportuno effettuare un’analisi delle proprie necessità e modulare la scelta sulla struttura organizzativa e sui propri processi produttivi.

Si dovranno analizzare le aree da coprire, scegliendo in base alla presenza di connessioni da remoto, magazzini, multiutenze e di altri fattori da prendere in considerazione. Il quarto consiglio, dunque, è di scegliere un ERP flessibile, modulare, che si adatti non solo alle componenti dell’azienda ma anche ai possibili sviluppi futuri.

L’ERP cloud è ancora una volta la scelta più intelligente, che non teme il confronto con quella di un software gestionale tradizionale. Grazie al cloud, le informazioni condivise in rete permettono la visualizzazione in tempo reale: è indispensabile lavorare in modalità multi device e mobile.

Gli utenti dell’azienda devono avere la possibilità di collegarsi anche con il loro dispositivo portatile, se sono, ad esempio, in modalità smart working oppure vivono in un altro paese del mondo. È impensabile che chi si occupa della logistica debba ogni volta aggiornare i dati per conto suo, non coordinandosi in tempo reale con l’amministrazione.

Un ERP cloud permette a tutti i dipartimenti aziendali di conoscere immediatamente come si svolge il flusso produttivo, in quanto il database è condiviso da tutti e da tutti può essere aggiornato in tempo reale. La conseguenza è un contingentamento dei tempi, maggiore efficienza e carichi di lavoro più leggeri.

5 – Scegli un partner tecnico specializzato in ERP custom

Il quinto consiglio è di evitare un gestionale ERP standard. Cosa significa?

L’azienda che vuole essere competitiva sul mercato deve implementare al suo interno un ERP custom personalizzato, creato su misura per le proprie esigenze e per i propri obiettivi.

Quando un’azienda deve decidere a quale software house affidare la realizzazione del proprio ERP deve avere ben chiaro questo concetto.

Questa scelta sarà fondamentale per permettere il passaggio dall’azienda tradizionale a quella moderna, con flussi di lavoro intelligenti e tutto questo sarà molto più facile con un ERP custom personalizzato. Naturalmente questo passaggio non è semplice è necessita di un “partner tecnico” esperto e affidabile che aiuti il cliente a trasformarsi, seguendolo in tutta la fase della transizione.

Indubbiamente però alla fine gli sforzi saranno ripagati e i vantaggi saranno evidenti.

Se in passato la scelta era tra un software gestionale e un ERP standard uguale per tutti, oggi la sfida è scegliere un ERP custom personalizzato, modulato sulle esigenze dell’imprenditore e creato su misura per la sua specifica realtà aziendale.

ERP custom: cosa devo sapere?

Nella scelta di un ERP custom si dovrà tenere conto di alcuni fattori come per esempio:

  • le postazioni: l’analisi dell’azienda dovrà riguardare il numero di postazioni che utilizzano contemporaneamente il software, ossia la funzione nota come “multi utente”;
  • la compatibilità del software: ogni azienda ha la propria piattaforma di riferimento: Mac, Windows o Linux;
  • la presenza di un e-commerce: l’imprenditore che gestisce un negozio on-line deve scegliere un ERP che si integri con la sua attività e soprattutto con le piattaforme di commercio on-line più utilizzate. Non tutte le piattaforme sono compatibili con tutti i software gestionali aziendali in commercio. È necessaria un’analisi in tal senso, per evitare acquisti inutili. Ci sono aziende che producono software gestionali che prevedono un e-commerce creato sulla propria piattaforma.

Nel mercato odierno esistono molti motivi per implemetare un software ERP nella propria azienda anche perchè la diffusione dei modelli Saas e del Cloud ha reso più determinante la scelta relativa ai software gestionali.

Per tale ragione sempre più PMI si rivolgono a dei consulenti esperti, per prendere la decisone giusta. Si tratta infatti di una tappa decisiva per il futuro di un’azienda, perché la massimizzazione dell’efficienza, in un mercato competitivo come quello attuale, può rivelarsi vitale.


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