Quando si parla di software per le piccole e medie imprese, la condivisione, l’organizzazione e l’integrazione delle informazioni sono tutti fattori che consentono di ottimizzare i flussi aziendali. Partendo dalla pianificazione e arrivando alla produzione, l’obiettivo infatti è sempre quello di abbattere i costi, chiaramente a parità di fabbricazione.
Tale concetto è valido per qualsiasi tipologia di organizzazione, a prescindere dal suo settore operativo. In un’ottica di questo tipo, semplificare la gestione aziendale è fondamentale, esattamente come fare affidamento ad un software gestionale ERP.
Scopriamo insieme perché questi software gestionali permettono di diminuire i costi aziendali delle PMI.
Sommario
Che cos’è un software ERP
Un software ERP è un sistema che permette di ampliare la visione d’impresa, e dunque di mantenere un rigido e accurato controllo su qualsiasi attività. Programmi di questo tipo rientrano nella famiglia dei gestionali, seppur vi siano numerose differenze.
L’acronimo ERP significa Enterprise Resource Planning, ovvero pianificazione di quelle che sono le risorse d’impresa. Parliamo dunque di un sistema integrato che contiene tutti i processi aziendali, come la vendita, la gestione di magazzino, degli acquisti, della contabilità, ed altro ancora.
Prendendo in considerazione tutti questi processi a 360°, e analizzandoli nel loro insieme, è possibile eliminare moltissimi sprechi che nel tempo possono generare perdite anche piuttosto rilevanti. Introdurre un sistema informatico che permette di condividere i principali dati e di conseguenza un flusso continuo di informazioni, aumenta notevolmente la solidità strutturale dell’intera organizzazione.
Dobbiamo tenere anche presente che un ERP, rispetto ad un gestionale tradizionale, consente di monitorare anche le risorse umane aziendali. In altre parole un programma di questo tipo offre un quadro multidimensionale di tutte le attività dell’impresa, sia all’interno che all’esterno della stessa. Attraverso un ERP infatti, verranno inseriti nella visione globale tutti i soggetti che fanno parte del ciclo aziendale, quindi anche i fornitori e i partner commerciali in generale.
In sintesi possiamo dire che il passaggio da una gestione tradizionale ad una ERP consente di compiere un salto qualitativo considerevole, anche perché la comprensione dei processi, in che modo collegarli e la definizione degli obiettivi, sono variabili che consentono di creare una mappatura generale delle reali necessità aziendali.
Software ERP: perché sono indispensabili in azienda
Data la complessità degli aspetti presi in considerazione da un software ERP, un passaggio ad un sistema di questo tipo non può essere svolto in autonomia. Questo concetto tra l’altro, è valido per organizzazioni di qualsiasi natura. Al contrario è necessario avvalersi del contributo di soggetti qualificati in grado di comprendere tale complessità, e che soprattutto siano consapevoli che non si sta effettuando una mera installazione di un programma, quanto una trasformazione dell’impresa a tutti gli effetti.
Un affiancamento di questo tipo permette di agevolare il passaggio ad un gestionale ERP, ma anche di efficientare l’investimento massimizzando i benefici che tale innovativa impostazione organizzativa è in grado di offrire. Ad ogni modo, il primo passo da muovere prima di avviare la trasformazione è quello di individuare gli utenti chiave da formare per ogni processo preso in considerazione dalla trasformazione stessa. Per comprendere meglio perché gli ERP sono così indispensabili, è necessario analizzarne i benefici.
Attraverso l’adozione di un gestionale ERP, l’impresa introdurrà una serie di cambiamenti tanto significativi quanto delicati, anche perché di fatto si andrà a “toccare” quello che possiamo definire come il sistema nervoso dell’organizzazione. Gli investimenti sostenuti durante questa implementazione, in un secondo momento si trasformeranno in reali vantaggi, e questo sotto una pluralità di aspetti, come la qualità produttiva dei processi, ma anche l’economicità degli stessi.
Tutto questo si traduce nel beneficio principale di un gestionale ERP, ovvero un vantaggio in termini di competitività, efficienza ed efficacia. Ma ciò che è opportuno comprendere, è che la crescita potrà essere graduale e basata sulle reali necessità aziendali. Un software ERP infatti, è un sistema componibile che permette l’attuazione graduale delle modifiche operative. In altre parole parliamo di un software ERP personalizzato, ben differente da un gestionale standard, quindi scalabile a seconda delle mutate esigenze.
I vantaggi di un software gestionale ERP
Una volta proceduto con l’installazione di un gestionale ERP quindi, uno dei primi benefici di cui sarà possibile godere è quello della maggiore stabilità dell’intero sistema produttivo. Questo perché un ERP permette la comunicazione istantanea e la condivisione di tutte le informazioni necessarie. Un altro beneficio davvero tangibile deriva dalla forte adattabilità dei sistemi ERP. Questi software infatti, possono essere personalizzati sui vari schmi organizzativi aziendali.
Parametrizzazione, scalabilità, flessibilità, e modularità permettono infatti di massimizzare in un tempo davvero contenuto l’investimento iniziale. A questo punto diventa sicuramente più comprensibile perché avere in azienda un software gestionale ERP sia di vitale importanza per la sopravvivenza del business stesso, quindi anche per una sua crescita costante nel tempo. Infine, ma non da ultimo, un altro dei maggiori benefici di questo passaggio risiede nella possibilità di conseguire risparmi piuttosto consistenti.
Questo concetto è valido tra l’altro sia sotto il profilo operativo che quello finanziario. Per quanto riguarda il primo aspetto, godere di procedure standardizzate e uniformate per i criteri produttivi, consente di risparmiare un grandissimo numero di ore per il passaggio di dati e informazioni tra le varie sezioni. Ma non finisce qui. Ad esempio un ERP può definire con precisione quali componenti devono essere disponibili in magazzino, e successivamente “avvisare” in real time tutti i fornitori interessati.
Questo permette di definire eventuali sospensioni delle forniture in caso di sovragiacenza, o al contrario di inoltrare ulteriori richieste in presenza di picchi di produzione. In questa maniera sarà possibile eliminare o quanto meno ridurre al minimo i rischi legati alle giacenze di magazzino. Parliamo di quel tipo di situazioni dove l’azienda si trova costretta a svendere le eccedenze a prezzi che spesso non sono nemmeno in grado di coprire i costi di produzione delle merci stesse.
Come scegliere un ERP
Sul mercato possiamo trovare numerose tipologie di software gestionali ERP, ma per comprendere meglio come scegliere è opportuno fare una distinzione tra le due principali famiglie: standard e custom. Come facilmente intuibile dal nome, gli ERP standard godono di pochissime personalizzazioni, ed offrono le medesime funzionalità a prescindere dalla natura operativa dell’organizzazione che ne fa uso. Questo aspetto è chiaramente limitante, perché le esigenze di imprese di differenti settori produttivi non potranno mai coincidere perfettamente.
Al contrario una soluzione ERP è totalmente personalizzabile, oltre che essere scalabile. Per comprendere meglio le potenzialità di questo tipo di software, possiamo prendere in considerazione due tipi di attività: ristorativa e ricettiva.
Per quanto alcuni aspetti siano in comune tra le due infatti, tanti altri sono differenti. La gestione di una comanda al tavolo, è ben diversa dalla prenotazione di una stanza d’albergo. La modularità degli ERP custom inoltre, permette di adeguare le funzionalità del gestionale alla crescita del business.
Vogliamo ribadire ancora una volta come la scelta del giusto partner sia di fondamentale importanza per completare il processo di implementazione di queste tecnologie. Solamente dei professionisti qualificati sono in grado di porsi non come dei semplici fornitori, ma piuttosto come dei system integrator in grado di supportare l’azienda in ogni frangente. Un servizio di consulenza qualificato potrà individuare le migliori soluzioni da adottare, ma anche quali personalizzazioni saranno da effettuare.
In sintesi possiamo dire che un partner tecnologico deve essere in grado di supportare le PMI in ogni fase della trasformazione fin dall’avviamento, offrendo tra l’altro anche la formazione necessaria agli utenti chiave che utilizzeranno i software gestionali.
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