Ogni realtà aziendale di qualsiasi dimensione si trova, in genere, a dover gestire e coordinare reparti diversi tra loro: dal commerciale all’amministrazione, passando per il reparto IT e quello addetto al marketing, la gestione dei vari aspetti implementativi e comunicativi è da sempre al centro dell’attenzione per quello che riguarda l’efficienza dell’azienda stessa. In questo ambito diventa ormai cruciale l’uso della tecnologia cloud, soprattutto in tempi di smartwork forzato come quelli che stiamo vivendo.
Lo sviluppo dei software gestionali è iniziato circa trent’anni fa, con un’evoluzione vertiginosa nel corso del tempo e con l’affiancamento dei cosiddetti ERP (Enterprise Resource Planning) come principale alternativa e “concorrente”, se vogliamo. Ma quali sono le differenze tra l’uno e l’altro?
Sommario
Come funziona un gestionale
I software gestionali racchiudono al proprio interno vari tipi di funzionalità: le tre principali sono la contabilità, la gestione dei flussi di magazzino e la produzione. Grazie ad essi un’azienda può valutare quando richiedere, ad esempio, un approvvigionamento dei materiali, può gestire gli aspetti finanziari e decisionali e coordinare il supporto operativo, strategico e direzionale.
Un software gestionale lavora, all’atto pratico, come una sorta di “raccoglitore di dati”: esso infatti è utile per gestire gli aspetti relativi – ad esempio – al magazzino e all’approvvigionamento di scorte sfruttando un modello integrato nei processi, in cui viene tutto demandato all’uso di un’app o di un programma eseguibile. Non esiste in questo ambito un flusso di lavoro coordinato (workflow), non esiste alcun controllo di qualità sui processi: ogni dipendente o operatore tende a lavorare in camera stagna, dovendo aver cura di aggiornare il software periodicamente.
Come funziona un ERP
Gli ERP integrano la totalità dei processi di business e, almeno in apparenza, sembrerebbero del tutto identici ai gestionali. Grazie alla potenza di calcolo estesa a fronte della diffusione delle piattaforme cloud, gli ERP favoriscono l’uso di database di grosse dimensioni, la comunicazione tra reparti diversi e la possibilità di aggregare le fonti di dati in modo modulare. Quello che cambia, in sostanza, è nella politica di gestione dei processi e – anche – nell’uso di tecnologie sempre più avanzate ed integrabili.
Un ERP, al contrario del gestionale, fornisce un supporto potenziato alla gestione del lavoro: non è un semplice contenitore di informazioni, quindi, bensì sfrutta le tecnologie più avanzate – dal data mining alla modularità ed alla customizzazione mediante API – al fine di fornire all’utente un supporto completo e pienamente soddisfacente. Se i gestionali classici lavorano tendenzialmente in “camera stagna” e non possono, soprattutto, “dialogare” tra loro, i software ERP si basano su un modello di gestione consolidato e ben noto e sono, soprattutto, facili da estendere e da programmare. In genere le soluzioni ERP devono essere, ovviamente, customizzate sulle esigenze degli utenti finali, ed è per questo che tipicamente è consigliabile richiedere una consulenza specifica.
… e i costi?
In questo ambito potrebbe sembrare che i gestionali debbano costare di meno, mentre gli ERP abbiano prezzi più alti: ma la realtà del mercato, per la verità, spesso racconta che le cose non stanno così. Anzi, in molti casi, la scalabilità degli ERP è effettiva anche a livello di costi, e questo alla lunga si riflette in un modello sostenibile ed ammortizzabile per la stragrande maggioranza delle aziende che vorranno farne uso.
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