In questo articolo forniremo una definizione accurata di ERP, ma soprattutto ci focalizzeremo sulle differenze principali tra le due grandi categorie di questi software, ovvero standard e Custom (personalizzato “su misura”).
Il termine ERP è un acronimo che trova le sue origini attorno agli anni ’90 in America, il cui significato è “Enterprise Resource Planning”, ovvero “Pianificazione delle Risorse d’Impresa”. Un software ERP è un programma la cui finalità è proprio la pianificazione delle attività, e che quindi permette il monitoraggio in real time delle risorse aziendali.
Sommario
Sistema ERP: cos’è
Come anticipato, l’acronimo ERP trova le sue radici negli anni ’90, e indica una tipologia d software per la pianificazione aziendale. In realtà già gli anni ’60 videro la luce dei primi programmi informatici strutturati e destinati, ad esempio a:
- gestione del magazzino,
- contabilizzazione delle giacenze,
- creazione di report,
- pianificazione degli ordini da utilizzarsi nelle linee produttive.
Dopo una decina d’anni questi software hanno cominciato ad evolversi, diventando MRP, ovvero “Material Requirements Planning”. In questo caso con l’acronimo si fa riferimento a sistemi che permettevano la gestione degli ordinativi dei materiali.
Dopo poco tempo un’ulteriore evoluzione porta alla nascita degli MRP II. Questo ulteriore passo permetteva di tenere conto anche: delle tempistiche di inoltro degli ordini, della relativa consegna dei materiali e dunque di quelle di messa in produzione, oltre chiaramente alle normali giacenze di magazzino.
Nel corso degli anni poi, siamo arrivati all’introduzione di altre funzionalità, come il management, le vendite, il CRM, le risorse umane, e altro ancora, permettendo la nascita dei moderni ERP.
Software ERP: quali vantaggi offre alle aziende
Gli ERP rappresentano un cambiamento radicale nella gestione aziendale. Questi software infatti, non si occupano solamente di magazzino, produzione e acquisti, ma di ogni aspetto aziendale. Per riuscire in questo compito, un programma di questo tipo non lavora a compartimenti stagni, bensì attraverso un sistema di moduli che vanno ad integrare i differenti settori aziendali, e che quindi comunicano tra di loro. Ed è proprio in questo frangente che si verifica uno dei maggiori benefici dell’utilizzo degli ERP.
Favorendo la comunicazione, si migliora anche il coordinamento dei settori aziendali, dunque l’azienda viene condotta ad un livello di efficienza superiore, e si entra in un’ottica di ottimizzazione dei processi. Entrando nel dettaglio possiamo vedere che i motivi principali per cui integrare un ERP:
- Accesso in real time a qualsiasi operazione aziendale.
- Accesso alla “supply chain” del management aziendale.
- Automatizzazione dei vari processi, così da renderli più efficienti.
- Migliore comunicazione tra i team di lavoro.
- Creazione di reportistica e previsione, mantenendo sempre alta la sicurezza.
Differenze tra ERP e gestionale
Prima di andare a vedere quali sono le differenze tra un ERP standard e uno Custom, dobbiamo fare una precisazione sulla differenza tra ERP e software gestionale, perché troppo spesso i due concetti vengono confusi.
Nonostante all’apparenza i due software possano sembrare simili infatti, tali differenze sono invece piuttosto marcate. Un programma gestionale di tipo tradizionale permette alle organizzazioni di gestire solamente delle singole attività. Proprio per questo motivo solitamente si parla di gestionale per la fatturazione, gestionale per il magazzino, ed altri ancora. Questo non significa che i gestionali non possano integrare più funzioni, come le due elencate, ma sono totalmente privi del ruolo strategico che invece gli ERP hanno.
In sintesi dunque, i gestionali tradizionali svolgono una funzione di supporto alle operazioni singole, fornendo ovviamente soluzioni tecniche che permettono l’ottimizzazione dei processi. I software ERP invece, hanno un ruolo attivo, perché permettono alle aziende l’integrazione dei diversi processi, l’ottimizzazione del workflow, l’accesso a dati strategici ed altre funzionalità che aumentano la competitività aziendale.
Software ERP personalizzato
A questo punto possiamo soffermarci sul significato di software ERP Custom (personalizzato), per evidenziarne le differenze rispetto ad uno di stampo tradizionale. La principale caratteristica, che in questo caso corrisponde anche alla differenza più grande, è la massima versatilità che questa tipologia di programma offre, unita ad un livello di personalizzazione non possibile ricorrendo ad un ERP tradizionale.
Se è pur vero infatti che gli ERP tradizionali lavorano attraverso dei moduli capaci di dialogare tra loro, è altrettanto vero che tali moduli saranno di tipo standard, ovvero comuni a qualsiasi tipologia di attività. Questo particolare aspetto, nonostante non sia del tutto limitante, in alcune situazione non permette di godere al 100% della mole di benefici che invece una soluzione ritagliata su misura offre.
Un software ERP Custom infatti, verrà scelto direttamente dall’azienda cliente, e sarà lei stessa a stabilire quali sono quelle funzioni di cui ha bisogno, e quelle che potrebbero risultare superflue al suo business. Un ERP Custom è realizzato attraverso un lavoro di programmazione da agenzie software apposite, che quindi lo creano appositamente per l’azienda stessa. Per fare un paragone un ERP custom potrebbe essere paragonato a un vestito creato “su misura” per una specifica persona e che quindi può essere indossato solo da lei.
Un software ERP Custom può essere definito per quello che è, ovvero un prodotto realmente unico per ogni sua installazione, e che permette quindi di tenere sotto controllo in ogni minimo dettaglio o variazione ogni aspetto dell’organizzazione. Questa tipologia di prodotti può essere predisposta sia direttamente sulle macchine aziendali, che su cloud. La scelta è talmente ampia che definire uno standard non è possibile.
L’obiettivo dunque, è proprio quello di allontanarsi da tali standard, per avvicinarsi maggiormente ad un prodotto realmente unico che si sposa solamente con le esigenze dell’azienda cliente. Questo consente di aggirare una delle problematiche maggiori che le imprese hanno nel momento della scelta del software, ovvero l’eventuale presenza di funzionalità per loro necessarie, ma non presenti nelle soluzioni standard.
I vantaggi di un ERP personalizzato
In sintesi possiamo dire che nonostante tra i software ERP standard e quelli Custom vi siano chiaramente moltissime similitudini, i secondi sono in grado di offrire quel qualcosa in più rispetto ai primi che può realmente fare la differenza. Inutile precisare come una soluzione Custom ritagliata su misura presenti chiaramente dei costi di acquisto maggiori rispetto alla standard, dovuti proprio al lavoro di programmazione supplementare.
Un costo di questo tipo però, non deve essere interpretato come una voce di spesa fine a se stessa, quanto come un investimento, che potenzialmente può portare ad un alto rendimento. Un software ERP Custom consente di ottenere una panoramica generale dell’azienda, ma anche una visione dettagliata di ogni singolo aspetto della stessa. Il risultato più ovvio di queste funzionalità, è semplicemente un miglioramento ulteriore dei processi aziendali, con un’unica ovvia conseguenza: l’arco temporale per raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati sarà più ristretto, e il risultato stesso più facile da ottenere.
Software ERP: come scegliere
In primo luogo dobbiamo precisare che un ERP migliore in assoluto in realtà non esiste. La migliore scelta da farsi sarà sempre e comunque quella più funzionale per la propria azienda. Stabilito questo concetto basilare, per una scelta responsabile è opportuno seguire alcuni step, tra cui:
- Riunire i leader aziendali. In questo modo è possibile definire gli obiettivi d’impresa per la scelta del software.
- Effettuare una valutazione interna. È necessario determinare con esattezza cosa funziona, ma anche quali sono quegli aspetti su cui intervenire perché migliorabili, e di conseguenza le sfide che andranno affrontate con il supporto di un ERP.
- Stabilire i criteri. Questo step serve a determinare i criteri di scelta del software, quindi prezzo, funzioni, piattaforma. In altre parole è opportuno stabilire con precisione tutto quello che il team di lavoro ritiene importante.
- Programmare contatti con fornitori software. Lo scopo è quello di ottenere la migliore offerta possibile.
- Testare le demo dei software. Una volta effettuati tali test, si dovranno raccogliere i feedback del team.
- Decisione finale. Questa verrà presa proprio sui feedback rilasciati dal team dopo le prove sul campo.
Solamente rispettando scrupolosamente i passi consigliati si potrà adottare la soluzione migliore per le dimensione e la tipologia del proprio business.
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