Negli ultimi anni si è cominciato a parlare sempre più spesso di Smartworking, soprattutto in seguito al lockdown dovuto all’emergenza Coronavirus. Tutto il mondo dell’IT è chiaramente chiamato a rispondere alle rinnovate esigenze professionali, perché per lavorare agevolmente da remoto in questa modalità occorrono una serie di strumenti IOT.
In questo articolo approfondiremo insieme l’argomento, cercando di capire quali sono questi strumenti.
Sommario
Smartworking: cos’è?
In prima battuta è doveroso spiegare nel dettaglio in cosa consiste lo Smartworking. Parliamo di un modello organizzativo delle attività professionali, che interviene attivamente in quello che è il rapporto tra l’azienda e i collaboratori. Alle persone viene dunque proposta una certa autonomia nelle modalità in cui svolgono il loro lavoro, in cambio del raggiungimento degli obiettivi preposti.
Con lo Smartworking il lavoro viene ripensato in maniera intelligente, rimuovendo tutti quei vincoli e quei modelli tradizionalmente legati ad una postazione fissa, ufficio singolo o open space, che non sono assolutamente in grado di sposarsi con i concetti di flessibilità, personalizzazione e virtualità. Lo Smartworking, chiamato volgarmente anche lavoro da casa, corrisponde quindi ad una filosofia che per essere messa in pratica ha però bisogno di alcuni strumenti.
Il punto focale dello Smartworking è rendere le informazioni e i dati facilmente fruibili per i collaboratori, a prescindere dal luogo in cui essi si trovano. Per farlo è importante porsi degli obiettivi, e tra i principali possiamo trovare:
- Accesso e condivisione delle informazioni con i collaboratori e i clienti.
- Collaborazione semplificata, a prescindere dalla sede lavorativa.
- Comunicazione indipendente e slegata sia dal luogo di lavoro che dai mezzi utilizzati.
- Accesso sicuro da remoto a software e applicativi come CRM, ERP, ed altri ancora.
Gli strumenti dello Smartworking
Nel corso del tempo, la maggiore diffusione delle connettività internet mobili sta permettendo sempre più di rimanere connessi in qualsiasi luogo ci troviamo. Questo tra l’altro rimane uno dei requisiti fondamentali per una corretta fruizione degli strumenti necessari allo Smartworking. Oltre alla connessione quindi, possiamo trovare:
- Cloud. Il Cloud rappresenta uno dei mezzi più efficaci, immediati e semplici da utilizzare per una corretta condivisione delle informazioni. E questo a prescindere che si tratti di cloud privato, pubblico o ibrido. Alcuni di questi strumenti sono messi a disposizione ad esempio da Google con la sua Suite, o da Microsoft con Office 365. All’interno di queste due tecnologie infatti, possiamo trovare strumenti di collaborazione come Meet, Hangouts o Teams, ma anche di condivisione dei dati, come Google Drive e One Drive. Senza dimenticare i portali di condivisione come Sites e SharePoints, i calendari condivisi, e molto altro ancora. Persino gli applicativi sono sempre più frequentemente utilizzabili in modalità cloud. In questo modo si permette all’utenza di fruire dei software senza la preoccupazione della sede fisica o del device utilizzato. È sufficiente infatti che si possa raggiungere un indirizzo IP, senza alcuna installazione degli stessi.
- VPN. Le virtual private network sono dei tunnel di comunicazione che permettono l’accesso a dati e informazioni aziendali da remoto, come se la postazione da cui vi si accede fosse cablata come avviene in una tradizionale rete LAN. La sicurezza, requisito fondamentale in questo caso, è garantita. Questo perché tali informazioni sono criptate, quindi inaccessibili a chiunque non possieda le credenziali. Parliamo di soluzioni che tra l’altro presentano costi piuttosto irrisori se contestualizzati in ambito aziendale, e che sono implementabili a seconda delle esigenze anche del singolo dipendente.
- Centralini telefonici VOIP. La tecnologia attuale permette la fruizione di servizi telefonici in modalità cloud. Questa possibilità offre una serie di benefici innegabili per gli utenti, a cui verrà assegnato un numero interno. Tale numero potrà essere raggiunto, mediante l’installazione di un’app, su qualsiasi device. Gli operatori avranno in dotazione cuffie e microfono che andranno collegati al PC, o eventualmente su smartphone e tablet per gli utenti in mobilità.
Altri strumenti al servizio dello Smartworking
- Dispositivi mobili. Il concetto di fruibilità va a braccetto con quello di mobilità. La massiccia diffusione di smartphone e tablet a cui stiamo assistendo negli ultimi anni, sta rivoluzionando il concetto stesso di lavoro. Sono sempre più numerosi infatti quegli utenti che mostrano l’esigenza di poter lavorare in modalità smart, e proprio per questo motivo vengono sviluppate quotidianamente nuove applicazioni che permettono di farlo. Tra l’altro, anche a causa di sistemi operativi che periodicamente vanno a sostituire i predecessori con nuove versioni, l’attenzione per il pensiero smart è sempre più alta. Le aziende tra l’altro stanno sempre più comprendendo che device come smartphone e tablet non vadano concessi ai collaboratori in base alla loro posizione contrattuale, bensì a chiunque possa apportare un contributo positivo alle attività attraverso la modalità di Smartworking.
- Postazioni desktop remote. Non tutti i collaboratori sono dotati di un pc aziendale. Il medesimo discorso dei dispositivi mobili è applicabile anche in questo contesto, dove molto spesso questi strumenti sono concessi più per il ruolo ricoperto che per l’utilità che questi possono ricoprire per le attività aziendali. In questo caso però esiste una soluzione pratica, e proviene proprio dalle postazioni desktop remote. Parliamo di particolari software che consentono il controllo del PC desktop situato in ufficio direttamente da un altro PC, magari quello dell’abitazione del collaboratore.
ERP e CRM nello smartworking
Abbiamo detto che i software ERP e CRM rientrano tra quegli strumenti utili per lavorare in maniera agevole in modalità Smartworking. Ad esempio una soluzione CRM adeguata consente di analizzare i risultati di una determinata campagna di marketing “comodamente” da casa, rendendo partecipi in real time tutti gli interessati.
Tutto questo senza che si renda necessario l’invio di alcun file, ma solamente intervenendo su quelli che sono gli accessi e i permessi. Anche la fase del controllo da parte del responsabile sarà più semplice, perché senza sforzi particolari potrà sapere chi ha visualizzato le comunicazioni, e dove questi hanno cliccato. Il medesimo discorso è applicabile anche per gli applicativi ERP. Parliamo di soluzioni che permettono la gestione dei processi aziendali, ma anche l’univocità delle informazioni.
Inutile sottolineare come quest’ultima caratteristica, unita al fatto che tali informazioni in modalità Smartworking sono accessibili ovunque, sia di fondamentale importanza. Se sfruttati in maniera corretta infatti, questi programmi permettono di analizzare tutti i dati immagazzinati, al fine di trarne una serie di informazioni utili per stabilire l’andamento reale dell’azienda. D’altronde, l’ottimizzazione dei processi è alla base di qualsiasi business.
Il futuro dello Smartworking
Nulla rappresenta l’opportunità di assorbire un cambiamento come l’obbligo di doverci fare necessariamente i conti. Questo è quello che è accaduto durante l’emergenza del lockdown per il Covid-19, dove molte aziende hanno dovuto affrontare alcuni ostacoli legati allo Smartworking. Alcuni di questi dipendevano da una mentalità restia ad abbandonare le postazioni fisse di lavoro. Altri invece riguardavano proprio gli strumenti adeguati per svolgere queste attività in maniera agile e sicura.
Ciò che è chiaro però, è che sono molte le realtà imprenditoriali che hanno dichiarato che ricorreranno allo Smartworking anche in futuro, anche perché questa modalità di lavoro rappresenta anche un risparmio notevole per le stesse. Basti pensare al taglio dei costi tradizionalmente legati ad un ufficio fisico, come quelli di energia elettrica, di manutenzione, di pulizia, ed altri ancora.
Ovviamente per poter affrontare in maniera efficace questa fase successiva, occorre che le aziende possano sviluppare dei piani precisi ed articolati basati proprio sulla necessaria digital transformation. Tutte le difficoltà affrontate durante il lockdown devono rappresentare solamente un’opportunità, ovvero quella di comprendere quali sono le lacune e le criticità del sistema, così da poter intervenire al meglio.
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