Come scegliere un software gestionale ERP: 5 errori da evitare

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Un software ERP permette di pianificare le risorse materiali e umane all’interno di un’organizzazione. Parliamo di un tipo di applicativo in grado di agevolare espansione e sviluppo dell’impresa in maniera intelligente. Ovviamente il mercato di questi programmi è piuttosto eterogeneo, e considerando l’importanza dei compiti a loro assegnati, il passo della scelta è da muovere con la massima attenzione.

In questo articolo vedremo quali sono i 5 errori da evitare quando si deve scegliere un software gestionale ERP più idoneo al proprio business e perchè, per molte aziende, è preferibile scegliere un ERP custom rispetto ad un ERP tradizionale.

1 – Non prestare attenzione all’obiettivo della complementarità

La scelta del miglior software gestionale ERP per la propria organizzazione non è un processo da svolgere in autonomia. Questo perché ogni reparto ha la conoscenza dettagliata delle dinamiche e delle esigenze delle proprie attività svolte quotidianamente. Proprio per questo motivo è opportuno condividere il progetto con tutti i dipartimenti, in sinergia e soprattutto con metodo.

Questo si rivelerà un passo davvero molto intelligente, che apporterà dei benefici a tutta l’organizzazione nella sua interezza. In altre parole è necessario acquisire una macro-visione delle differenti funzioni prima di prendere una decisione così importante, dal momento che avrà ricadute positive o negative su tutta l’azienda, a seconda della scelta effettuata.

2 – Badare solamente al risparmio

Molte volte, cercando di risparmiare, in un secondo momento si rischia solamente di dover affrontare spese molto più consistenti del previsto. Ciò significa che in determinati contesti, un atteggiamento mentale finalizzato appunto al risparmio, si rivela erroneo e spesso controproducente. Optare quindi per soluzioni meno costose, mirando all’acquisto esclusivo dei soli moduli che occorrono, molto probabilmente si rivelerà sbagliato.

Questo non vuol dire che si debba necessariamente comprare tutto il pacchetto completo che molto spesso viene proposto, con la speranza di non farsi “mancare” nulla. Può accadere però che in questa seconda ipotesi, con il passare del tempo, ci si renda conto che la gestione del proprio business non aveva bisogno in realtà di tutti quei moduli, che rimarranno dunque inutilizzati nel cassetto.

3 – Non considera l’hardware

Hardware e software sono due elementi complementari di un sistema informatico. Questo significa che un gestionale ERP può essere anche il migliore e il più funzionale del mercato, ma se non è supportato dal giusto hardware, risulterà comunque inutile. Per questo motivo è di fondamentale importanza effettuare una comparazione tra quelli che sono i requisiti di funzionamento delle soluzioni ERP, e le caratteristiche del proprio sistema.

Ciò significa che non è possibile scegliere un ERP ad esempio trascurando i device mobili. Oramai quasi ogni operazione del quotidiano, comprese quelle lavorative, avviene utilizzando uno smartphone o un tablet. Dimenticarsi di questo aspetto potrebbe rivelarsi deleterio per il business. Parliamo dunque di terminali che devono essere tenuti in considerazione per aumentare efficienza, qualità, e produttività.

4 – Sottovalutare l’importanza del confronto prezzi e della fase test

Se è pur vero che non si deve badare al risparmio per l’acquisto di una soluzione gestionale ERP, è altrettanto vero che le risorse economiche di un’azienda non devono essere sperperate. Questo significa che una comparazione delle caratteristiche e delle differenze delle offerte delle varie software house è doverosa. Come vedremo successivamente infatti, far ricadere la propria scelta su applicativi standardizzati potrebbe rivelarsi un errore.

Con questi presupposti, una valutazione condotta dai vari reparti coinvolti nell’utilizzo dell’applicativo è doverosa. Solamente in questo modo sarà possibile effettuare la scelta migliore sulla base delle reali esigenze aziendali. Ma non finisce qui. Un altro grande errore strettamente correlato a quest’ultimo infatti, sarebbe quello di non effettuare dei test approfonditi della soluzione d’interesse prima di confermarne l’acquisto.

Per molti gestionali dunque, esiste la possibilità di utilizzare dei software demo che permettono una valutazione approfondita della reale efficacia per il proprio business. Solamente al termine di questi test la decisione potrà essere presa con la consapevolezza di aver effettuato la miglior scelta possibile.

5 – Trascurare i servizi post-vendita

Abbiamo detto che qualsiasi processo che porta all’implementazione di nuove tecnologie (hardware e software) richiede necessariamente un’attenta fase di analisi e di test prima di effettuare qualsiasi acquisto. Ma considerare solamente quelle che sono le caratteristiche delle soluzioni gestionali ERP senza valutare anche il “dopo”, potrebbe rivelarsi un errore. Questo discorso è valido anche se in senso assoluto si è fatta la scelta corretta dell’applicativo.

Subito dopo aver reso operativo l’ERP infatti, sarà necessaria un’ulteriore fase di adattamento e perfezionamento dello stesso. Questo perché possono sempre nascere delle problematiche sia di natura tecnica che gestionale. In altre parole è fondamentale guardare al progetto con una prospettiva lungimirante. Tale discorso è valido anche in termini di costi per quella che è l’eventuale manutenzione periodica.

Gestionali ERP: cosa sono

Dopo aver visto quali sono gli errori da evitare nella scelta di un software ERP gestionale, ora cercheremo di capire esattamente cosa questi siano, quali sono i principali motivi per cui implementare un ERP, e perché è preferibile far ricadere la scelta su una soluzione custom anziché standard. Programmi di questo tipo rappresentano un vero e proprio cambiamento radicale in quella che è la gestione di qualsiasi organizzazione.

Gli ERP infatti, non prendono in considerazione solamente gli aspetti del magazzino, della produzione o degli acquisti, come spesso fanno invece dei gestionali tradizionali. Questo significa che non operano a compartimenti stagni, ma al contrario comunicano attraverso un complesso sistema di moduli che permette un coordinamento migliore dei vari settori dell’organizzazione.

In altre parole, si entra in un’ottica di ottimizzazione dei processi aziendali, che a loro volta si integrano nel concetto di digital transformation. I motivi per cui ricorrere ad un gestionale ERP sono molteplici, ma tra i principali troviamo l’accesso istantaneo a qualsiasi operazione aziendale, una comunicazione migliore tra i differenti team di lavoro, e la creazione di reportistica che permetterà di definire una strategia aziendale efficace.

Software gestionale Erp: come sceglierlo

In circolazione possiamo trovare due grandi macro-famiglie di gestionali ERP: standard e custom. Nel processo decisionale del miglior software, questo è uno degli aspetti principali da tenere in considerazione. La differenza sostanziale tra queste due tipologie di software risiede nella scalabilità, e nel maggior grado di personalizzazione delle soluzioni customizzate, che permette loro di adattarsi in maniera più efficace alle diverse esigenze aziendali.

Se è pur vero infatti che anche le soluzioni standard tradizionali sono composte da moduli in grado di dialogare tra loro, è vero anche che questi moduli saranno uguali per qualsiasi tipologia di attività. In questo frangente si delinea il loro più grande limite. Volendo sottoporre un esempio concreto, si potrebbero prendere in considerazioni le attività ristorative e quelle ricettive.

Per quanto tali attività abbiano degli aspetti in comune, molti altri sono ben diversi, e la soluzione valida per le prime molto probabilmente non lo sarà per le seconde. Un software ERP custom invece, può essere considerato come un prodotto davvero unico, perché la software house realizzerà l’ERP su misura. Il vantaggio primario risiede nella possibilità di monitorare ogni singolo aspetto dell’attività.

Ovviamente una soluzione custom, a causa del maggior lavoro di programmazione richiesto, presenterà dei costi di acquisto maggiori. Ma come detto l’obiettivo in questi casi non è quello di risparmiare, perché i benefici ottenibili da un gestionale personalizzato sono decisamente più numerosi. In altre parole il costo non deve essere interpretato come una spesa fine a se stessa, quanto come un investimento con un potenziale alto rendimento.


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