Come scegliere un ERP per piccole e medie imprese

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I software gestionali ERP permettono di aumentare l’efficienza delle aziende in cui vengono implementati. Se questo concetto però è oramai assodato da alcuni anni nei contesti di grandi dimensioni, fatica ancora per certi aspetti ad essere compreso pienamente nelle piccole realtà, che dobbiamo ricordare costituiscono la maggior parte del tessuto imprenditoriale italiano.

Tali imprese vedono queste soluzioni più come una spesa viva da sostenere che come un investimento potenzialmente ad alto rendimento. Un software ERP infatti, consente di gestire i processi aziendali nella loro totalità, permettendo di conseguenza un’agevole condivisione di dati e informazioni. In questo articolo vedremo dunque come scegliere un ERP per piccole e medie imprese.

Gestionali ERP: cosa sono? Differenze con i gestionali

Abbiamo detto che i gestionali ERP sono dei software per permettono un gestione maggiormente ottimizzata dei processi aziendali. Grazie a questi programmi è possibile dunque ottenere una mole di dati e informazioni utili anche per stabilire nuove strategie sia interne che esterne verso clienti e fornitori. Nonostante gli innegabili benefici di questi gestionali, le piccole realtà imprenditoriali ancora non hanno compreso l’importanza degli ERP, e pensano alla loro implementazione come ad un costo da sostenere.

In realtà la spesa legata all’adozione degli ERP non è da vedersi come un costo vivo, ma al contrario come un investimento che nel tempo può portare ad un alto rendimento, dal momento che consente di aumentare l’efficienza generale dell’azienda, quindi anche la sua competitività sul mercato. Le piccole e medie imprese sono tuttavia ancorate a soluzioni monosettoriali, ovvero a piccoli gestionali che sicuramente aiutano l’azienda, ma che non sono in grado di dialogare tra loro, generando immense lacune sul trasferimento dati.

Un sistema ERP invece è un programma esteso e integrato. Ciò significa che si tratta di una pluralità di applicazioni che condividendo lo stesso database possono comunicare perfettamente tra di loro e trasferire dati in maniera efficace e coordinata. Entrando nel dettaglio possiamo vedere che un ERP è in grado di gestire ad esempio clienti, fornitori, risorse umane, amministrazione, magazzino, pianificazione e marketing, distribuzione, e molto altro ancora.

Questa lista, già di per sé molto nutrita, può essere tra l’altro estesa alla quasi totalità dei settori aziendali. Tra i gestionali tradizionali e le soluzioni ERP esiste quindi una differenza sostanziale, ed è quella della perfetta integrazione dei processi che la seconda soluzione è in grado di offrire. Senza considerare che i programmi gestionali sono molto spesso soluzioni standard non in grado di modellarsi perfettamente sulle reali esigenze aziendali.

Come e perché implementare un ERP

Partiamo con il dire che la scelta di un sistema ERP deve necessariamente passare da una visione strategica non certamente sviluppata sul breve termine, ma al contrario proiettata sul medio e lungo termine. Questo aspetto in realtà coincide proprio con uno dei motivi per cui le PMI faticano a comprendere i benefici di questi gestionali avanzati. Si tratta di una mancanza di visione prospettica che non consente di pianificare adeguatamente gli investimenti necessari, vero grande ostacolo per il tessuto imprenditoriale italiano.

Ovviamente adottare soluzioni gestionali standard permette sul breve termine di contenere i costi, ma procedendo in questa maniera si rinuncia ad una serie di funzionalità che nel tempo possono apportare numerosi miglioramenti alle aziende. Al contrario un gestionale ERP presenta una barriera economica sicuramente più difficile da aggirare, ma come detto un software di questo tipo deve essere considerato al pari di un investimento. Ma come procedere con l’implementazione di un ERP?

Il primo passo è chiaramente quello di confrontare le diverse soluzioni presenti sul mercato, prendendo in analisi non solamente i costi di acquisto, ma soprattutto quali sono le reali opportunità di sviluppo future, e quali saranno i potenziali investimenti da dover sostenere in caso di ampliamento dell’azienda. Questo aspetto tra l’alto riconduce direttamente ad uno dei principali benefici di una soluzione gestionale ERP custom.

ERP standard o custom: quale soluzione scegliere per l’impresa

Un altro bivio con cui deve fare i conti una piccola o medio impresa sul percorso di implementazione di un gestionale ERP, riguarda la scelta tra una soluzione standard ed una custom. La principale caratteristica di un ERP personalizzato coincide anche con uno dei maggiori vantaggi rispetto ad una versione tradizionale. Si tratta dell’alto grado di personalizzazione che un ERP custom è in grado di offrire. Questo permette di non ritrovarsi tra le mani una soluzione che con il tempo potrebbe diventare inadeguata.

Ma non finisce qui, perché gli ERP tradizionali anche se dotati di moduli in grado di dialogare e trasferire tra loro informazioni, non possono nemmeno adattarsi sulla tipologia di attività. Questo particolare aspetto, anche se non può essere considerato come invalidante, in determinate situazioni non consente di ottenere tutti i tipici vantaggi di un ERP Custom. Un gestionale personalizzato viene scelto direttamente dall’azienda, che stabilirà in prima persona quali saranno le funzionalità di cui ha bisogno, o quelle potenzialmente superflue.

A questo punto dobbiamo fare una considerazione proprio riguardo alle PMI. Quando si pensa a questi contesti imprenditoriali, spesso si commette l’errore di sottovalutarne le esigenze. In altre parole “piccolo” viene associato a “semplice”. In realtà la situazione è diametralmente opposta. Nelle grandi aziende infatti, grazie a schemi interni maggiormente consolidati, i grossi cambiamenti sono meno frequenti. Al contrario le piccole e medie imprese sono soggette a continue rivoluzioni per stare sul mercato con successo.

Da questo si evince che l’implementazione di un gestionale standard in questi contesti potrebbe rivelarsi una scelta totalmente erronea, perché in breve tempo l’impresa rischierebbe di ritrovarsi con un prodotto obsoleto. Un software ERP custom invece, non è altro che una soluzione unica per ogni sua installazione che consente un monitoraggio preciso ed accurato di ogni aspetto dell’azienda a qualsiasi livello.

Come scegliere un ERP

Dopo tutte queste considerazioni è normale chiedersi se esista un ERP migliore in assoluto rispetto alla concorrenza, e la risposta è negativa. La migliore delle scelte da compiersi sarà effettuata sempre e comunque a seconda delle reali esigenze aziendali. Proprio per questo motivo prima di procedere con l’acquisto della soluzione d’interesse, è opportuno seguire degli step precisi. Il primo di questi chiaramente è quello di riunire i diversi leader aziendali, perché solamente in questo modo è possibile definire con precisione gli obiettivi d’impresa.

In secondo luogo è doveroso effettuare un’accurata valutazione interna, per cercare di determinare con esattezza quali aspetti funzionano al meglio all’interno dell’azienda, ma soprattutto quelli su cui si deve intervenire per apportare dei miglioramenti. In questo momento sostanzialmente si comprenderanno quali sono le sfide da affrontare nel momento in cui si andrà ad implementare un ERP. Un altro step altrettanto importante è quello ce riguarda i criteri con cui scegliere il gestionale.

Tra i principali troviamo sicuramente il prezzo, anche se come detto non deve essere determinante nella scelta se i benefici ottenibili dalla soluzione permetteranno un rientro dell’investimento effettuato. In secondo luogo è molto importante anche l’aspetto delle funzionalità del software, così come della piattaforma da utilizzare. Infine, ma non da ultimo, è necessario prendere i contatti con i fornitori per richiedere dei preventivi che possano rispondere alle esigenze d’impresa.

L’ultimo step prima della decisione finale riguarda la fase test. Prima di acquistare la soluzione infatti, è necessario anche provare il gestionale attraverso delle versioni demo di valutazione, quindi mettendo in pratica quanto promesso dai fornitori Solamente in questo modo sarà possibile rendersi conto se l’ERP personalizzato è realmente quello che potrà apportare i molteplici benefici di una gestionale custom.


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