Un sistema ERP è un programma gestionale destinato ai processi aziendali. In sintesi, fornisce un grosso contributo alla pianificazione delle risorse d’impresa, dunque è in grado di fornire un visione completa dell’azienda nella sua interezza. Il mercato globale attuale è sempre più competitivo, e per questo motivo un’organizzazione interfunzionale è di fondamentale importanza.
Per fare in modo che questo possa concretizzarsi in maniera efficiente, è necessario quindi che dati e le informazioni siano accessibili e condivisibili in maniera rapida all’interno dell’organizzazione. Tutto questo è possibile proprio grazie ai sistemi ERP. Vediamo insieme esattamente cosa sono e come funzionano.
Sommario
Che cos’è un software ERP
Un sistema ERP è un insieme di software integrati in grado di gestire in maniera coordinata numerose attività aziendali. Tra le principali possiamo ricordare finanza, contabilità, magazzino, vendite, produzione, gestione del personale, marketing, pianificazione, ed altre ancora. Attraverso l’integrazione di ogni attività aziendale all’interno di un unico sistema, il software si rivela fondamentale nel supportare il management nelle strategie di marketing e nelle decisioni.
In questo modo è possibile individuare con precisione quali sono quei processi in grado di creare valore, e quali da migliorare, o eventualmente eliminare. Il concetto fondamentale alla base dei sistemi ERP è quello della raccolta centralizzata dei dati. Si tratta di informazioni che provengono da ogni reparto dell’azienda, e che vengono canalizzate all’interno di un repository strutturato. I dati vengono quindi raccolti in un database condiviso aggiornato in real time, disponibili ed elaborabili nei differenti processi.
I sistemi ERP dunque, solitamente sono basati su un’achitettura definita client-server. Questo significa che all’interno di una rete aziendale si collega e si fa confluire il flusso di informazioni su un unico server, che a sua volta si interfaccerà con il database. Si tratta dunque di un sistema modulare dove i moduli che ne fanno parte rappresentano di fatto una specifica funzione aziendale. Allo stesso tempo però, possiamo anche definire un ERP un sistema aperto, per la sua capacità di interfacciarsi con sistemi differenti tra loro.
Gestionali e ERP: quali sono le differenze?
Ci sono molte differenze tra un software gestionale tradizionale e un ERP. La prima di queste risiede nell’integrazione tra i processi e soprattutto nella potenza di elaborazione totale offerta da un ERP. Questo significa che con un programma gestionale abbiamo un numero inferiore di funzionalità che tra l’altro lavorano in maniera indipendente tra loro. Con un ERP viene invece creata un’interconnessione tra i differenti settori, dunque si tratta di un’applicazione sviluppata secondo un progetto personalizzato.
I gestionali tradizionali invece, sono pensati tipicamente per rispondere ad esigenze specifiche di piccole e medie aziende, dunque parliamo di pacchetti preconfezionati. La variabile in questo caso è data oltre che dalle funzionalità, anche dall’adattabilità alle differenti esigenze della singola organizzazione. In realtà anche in ambito gestionale spesso si fa riferimento a scalabilità e modularità, ma nonostante ciò la gamma funzionale è sicuramente più limitata rispetto a quella di un ERP.
Un sistema ERP è un sistema integrato ed esteso per definizione. Ogni funzionalità viene dunque implementata in maniera nativa, e come spiegato in precedenza, in questi casi non si parla mai di pacchetti ma di progetti software. Questi partono chiaramente dall’analisi di quelle che sono le esigenze dell’impresa nel loro complesso. Subito dopo si prenderanno in considerazione tutti i processi aziendali e non solamente le singole funzionalità. La migliore soluzione dipende chiaramente dalle reali dimensioni dell’azienda.
Le funzioni di un sistema ERP
Un sistema ERP è in grado di supportare una serie di funzionalità. Attraverso una struttura a moduli, i sistemi ERP possono essere “assemblati” con una serie di caratteristiche basate sulle reali esigenze dell’azienda. Tra le maggiori funzionalità vogliamo ricordare:
- Ciclo attivo. Si tratta di attività fondamentalmente legate all’ambito commerciale. Alcune di queste sono la definizione dei listini, la pianificazione delle vendite, o la gestione degli ordini.
- Ciclo passivo. Attività legate agli approvvigionamenti, controllo di magazzino, pianificazione dei materiali, rapporti con i fornitori, etc…
- Ciclo amministrativo. Attività di controllo amministrativo, contabilità analitica e generale, analisi di bilancio, gestione del credito, tesoreria, ed altre ancora.
- Ciclo di gestione delle risorse. Risorse umane, gestione di presenze e assenze, procedure e progetti interni.
Sistema ERP: caratteristiche e vantaggi
L’offerta di sistemi ERP sul mercato è davvero molto eterogenea, e la scelta deve chiaramente passare dall’analisi di alcune caratteristiche che possiamo ritenere fondamentali. Tra le principali dobbiamo prendere in considerazione la flessibilità di utilizzo, la capacità di automatizzazione dei flussi, e quella di saper fornire le informazioni in real time. Prendendo come riferimento l’aspetto puramente strutturale, è di molto importante che l’ERP sia in grado di adattarsi a qualsiasi cambiamento organizzativo.
L’implementazione di un sistema ERP offre dunque una serie di vantaggi alle aziende. Tra i principali possiamo ricordare:
- Efficienza operativa migliorata. Migliorare l’efficienza operativa conduce verso una riduzione dei costi e un miglioramento della gestione aziendale.
- Maggiore funzionalità. Qualsiasi funzionalità viene progettata con la finalità di diminuire al massimo il numero di operazioni, riducendone il tempo necessario per portarle a compimento.
- Riduzione dei costi. Un miglioramento dell’efficienza della gestione conduce verso processi aziendali meglio definiti, dunque ad una diminuzione dei costi aziendali.
- Diminuzione tasso di rischio. Questo è possibile grazie ad una maggiore integrità dei dati.
- Management aziendale migliorato. Poter disporre in qualsiasi momento in maniera molto rapida di dati e informazioni consente alla direzione aziendale una migliore pianificazione delle strategie.
- Condivisione maggiore dei dati tra utenti. Un sistema condiviso consente agli utenti di accedere ad ogni dato necessario per il completamento delle attività quotidiane. Tra le principali troviamo sicuramente i preventivi, i contratti, gli ordini, le giacenze, ed altre ancora. Questo vantaggio conduce dunque ad una riduzione dei tempi di lavoro, con una conseguente maggiore soddisfazione dei collaboratori.
- Unicità dei dati. Questo è un vantaggio davvero enorme soprattutto per le imprese con differenti sedi organizzative, oppure per le multinazionali, che potranno gestire le stesse informazioni nello stesso modo a prescindere dalla sede stessa.
- Gestione delle risorse umane migliorate. La valutazione dei collaboratori avviene su dati certi e misurabili.
Come scegliere un ERP
Scegliere un ERP presuppone una visione strategica impostata sul medio e lungo termine. Questo significa che dovranno essere considerati gli sviluppi dimensionali che l’azienda avrà in futuro. Ovviamente l’implementazione di un ERP richiede un investimento maggiore rispetto a quello previsto per un gestionale tradizionale, ma conduce anche verso l’acquisizione di un numero più alto di funzionalità. In altre parole questa spesa maggiore non deve essere interpretata come un costo vivo, quanto come un investimento.
Implementare un sistema ERP è sicuramente una scelta molto importante, che inevitabilmente comporta anche una serie di costi da affrontare, destinati sia al software in quanto “prodotto”, che alla formazione del personale che lo utilizzerà. Ovviamente l’apporto dato dal gestionale dovrà essere in grado di compensare tali voci di costo. Dovrà quindi aumentare l’efficienza e migliorare la produttività. Solamente in questo modo il passaggio potrà essere ritenuto conveniente.
Tutto questo significa che nel momento in cui si deve scegliere un ERP, e di conseguenza si procede confrontando le soluzioni proposte dalle differenti software house, non deve essere considerato solamente il fattore costo, ma anche quelle che saranno le opportunità di sviluppo e chiaramente gli investimenti da affrontare in futuro. Così facendo sarà possibile effettuare una comparazione precisa tra le funzionalità incluse nel sistema già adottato, e quelle che saranno offerte dal sistema ERP d’interesse.
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