Gestione aziendale: le 5 regole per ottimizzare i processi

La gestione dell’azienda: alla scoperta di 5 regole per l’ottimizzazione dei processi interni

La vita in azienda non è semplice. I dipendenti si trovano a dover collaborare tra loro su questioni differenti, variabili a seconda dell’ambito operativo dell’impresa presso la quale si è sotto contratto. Dall’efficienza dei singoli deriva l’efficienza del collettivo, e le mancanze di anche uno solo tra i membri dell’azienda può comportare problemi organizzativi nel lungo periodo.

Se la vita aziendale, per un dipendente, può risultare complessa, lo stesso vale – con le dovute differenze del caso – per gli amministratori, ossia coloro che, all’interno dell’azienda stessa, occupano un posto dirigenziale o di tipo amministrativo. Posizioni differenti per compiti altrettanto differenti, che delineano perfettamente l’organigramma aziendale.

Indipendentemente dal settore nel quale l’azienda opera, il fine ultimo di gestori e amministratori è quello di velocizzare e ottimizzare i processi operativi alla base del funzionamento dell’azienda. Ciò è reso possibile dalla combinazione di fattori differenti, i quali, l’uno intersecato con l’altro, contribuiscono a rendere l’impresa una realtà commerciale efficiente. Detto ciò, elenchiamo 5 regole essenziali per ottimizzare i processi aziendali, integrando quanto spiegato con alcuni consigli utili per la gestione di un team di lavoro.

Definire le priorità aziendali

La prima regola per ottimizzare i processi in seno all’azienda ha a che vedere con la definizione delle priorità aziendali. Ma cosa si intende per “priorità aziendale”? E in che modo un simile fattore è in grado di influire sull’efficienza di un’impresa?

Per “priorità aziendale” si intende l’obiettivo (o l’insieme degli obiettivi) che l’azienda stessa intende raggiungere. L’organizzazione degli obiettivi avviene attraverso una definizione delle priorità, sulla base della reale importanza strategica del fine da perseguire.

Gli obiettivi, e dunque le priorità, possono essere differenti. Una priorità dell’azienda potrebbe essere quella di raggiungere un dato minimo relativo alle entrate economiche; un’altra priorità potrebbe coincidere con la riduzione delle spese, nonché con la diminuzione delle uscite economiche. Altre priorità, oltre alle dinamiche relative al fatturato, possono riguardare l’ampliamento o la riduzione del personale, a seconda dello status organizzativo dell’azienda.

Per quale motivo definire le priorità all’interno di un’azienda? Semplice. Un’impresa che non avrà definito le proprie priorità, attraverso un valido e approfondito cronogramma, “navigherà a vista”: i suoi dipendenti si troveranno in difficoltà, non sapendo quali obiettivi perseguire, come perseguirli e in quali tempistiche portare a termine una data mansione.

Meglio pianificare, dunque, piuttosto che lasciare che i propri dipendenti vadano alla deriva, e con essi il futuro dell’azienda.

Affidarsi a un software gestionale e fare “networking”

La gestione di un’azienda è un qualcosa di estremamente complesso. All’interno dell’impresa, infatti, sussistono bisogni ed esigenze differenti, e ogni dipendente deve avere la possibilità di dare il meglio nell’ambito per il quale è stato assunto. Tuttavia, una gestione errata delle risorse aziendali – umane e materiali – può tradursi in una crisi che, se non assottigliata, può divenire irreversibile.

A tal proposito, la gestione dell’azienda può essere demandata direttamente ai software gestionali. Ma cosa sono i software gestionali? E in che modo sono in grado di migliorare l’efficienza e l’operatività di un’azienda?

Per “software gestionale” si intende un’applicazione (un programma informatico) sviluppato per espletare una o più funzioni specifiche. Lo svolgimento di tali funzioni avviene tramite input, ma una parte degli applicativi moderni, specialmente in ambito gestionale, è in grado di portare a termine computi informatici in modo del tutto automatizzato, a fronte di ben pochi input da parte dell’umano.

Dal punto di vista dell’impresa, l’utilizzo dei software può rendersi utile per effettuare prospetti aziendali nel lungo periodo. Grazie alle ottime capacità di calcolo, i programmi in questione, sulla base del caricamento dei dati dell’azienda (es.: dettagli sul fatturato, sulle entrate, sulle perdite ecc…), sono in grado di elaborare piani operativi di tutto rispetto.

Prospetti simili tornano utili per permettere all’azienda di elaborare piani strategici per il futuro, facendo affidamento anche sull’efficienza dei software.

Come scegliere un’azienda con cui collaborare?

Non meno rilevante, dal punto di vista dell’ottimizzazione dei processi aziendali, è il networking. Anche in questo caso, però, occorre dare maggiori delucidazioni sulle peculiarità della prassi.

“Fare networking” significa legarsi ad aziende che possono costituire una risorsa per la propria impresa, pur non appartenendo al proprio ambito operativo,. Si pensi, ad esempio, a quelle grandi compagnie – indipendentemente dai rispettivi settori operativi – che demandano a ditte terze la realizzazione di componenti industriali o di prodotti da immettere successivamente sul mercato.

Si tratta di una prassi comune ma essenziale, in grado di determinare o meno il successo di un’azienda. L’impresa che sceglierà di fare networking si troverà a collaborare attivamente con altre realtà aziendali, dando vita a sinergie in grado di avvantaggiare l’una e l’altra impresa. Ma attenzione: i propri partner andranno scelti con grande cura, pena l’impossibilità di raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati.

Definire al meglio la propria offerta e scegliere partner affidabili

Altra regola fondamentale, nell’ambito dell’ottimizzazione dei processi aziendali, è la corretta definizione dell’offerta dell’impresa.

Il fine ultimo di un’impresa, indipendentemente dal proprio settore operativo, sarà quello di destinare al grande pubblico un prodotto (o più prodotti). L’immissione del prodotto nel mercato avverrà in seguito a un lungo processo produttivo, al quale seguiranno specifiche strategie di marketing finalizzate a “far conoscere” il prodotto al più ampio bacino d’utenza possibile.

In queste fasi delicate, però, è fondamentale che l’azienda sia in grado di comunicare in modo efficace con il proprio pubblico, dopo aver definito le caratteristiche del proprio prodotto in maniera approfondita.

Definizione e comunicazione dell’offerta rappresentano i passaggi ideali per far sì che i beni e i servizi dell’azienda possano essere scelti dal grande pubblico; se così non fosse, se un servizio sia stato immesso sul mercato senza la premura adeguata, vi è il rischio di mandare in confusione i propri clienti (effettivi e potenziali). E un cliente confuso, con difficoltà nel comprendere il reale valore di un prodotto, potrebbe scegliere di rivolgersi alla concorrenza, determinando un danno non indifferente alla propria azienda.

Infine, vi è un’ultima regola fondamentale, imprescindibile e da non sottovalutare. La regola in questione è legata a doppio filo alle dinamiche del networking, ossia la pratica che, come osservato in precedenza, influisce in modo diretto sui rapporto tra l’azienda e altre ditte sul mercato (anche operanti in ambiti differenti dal proprio).

Come scegliere un partner affidabile?

Nel dettaglio, stiamo parlando della selezione e della scelta di partner affidabili, con i quali dare vita a una strategia di mercato come, ad esempio scegliere un partner specializzato in software gestionali. Una qualsiasi impresa che intenda “fare del business” non può esimersi dal collaborare con aziende esterne, che operino nel loro medesimo ramo commerciale o meno.

Crearsi dei partner, “soci in affari”, significa potersi supportare a vicenda, all’interno di una relazione commerciale in grado di portare benefici ambo le parti. Già, ma come scegliere i partner più adatti per la propria realtà aziendale?

La scelta non è semplice. In una fase successiva si dovranno concordare nuove strategie di partnership con aziende non meno innovative della propria, cercando di dar vita a un legame solido e, per quanto possibile, duraturo, che possa garantire una crescita certa all’una e all’altra impresa.

Particolarmente interessanti sono anche le strategie relative alla crescita delle Piccole e Medie Imprese , da adottare per far sì che le realtà aziendali minori possano prosperare in modo costante.


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