Per qualsiasi azienda che intenda implementare un software gestionale al giorno d’oggi, o eventualmente modernizzare il sistema già presente, è necessario mettere a confronto le due principali famiglie di ERP: Cloud e On Premise.
Ma quali sono le differenze sostanziali e i principali vantaggi di un ERP dell’una e dell’altra categoria? Scopriamolo insieme in questo articolo, mettendo a confronto le loro caratteristiche.
Sommario
ERP On Premise e Cloud: cosa sono?
ERP significa letteralmente pianificazione delle risorse d’impresa, e deriva dall’acronimo Enterprise Resource Planning. Si tratta di un software gestionale in grado di integrare tutti i principali processi di business, tra cui vendite e acquisti, magazzino, contabilità, ed altri ancora. Il mercato odierno come risaputo, è sempre più selettivo e competitivo. Questo è il motivo principale per cui acquistare al prezzo minore non è più sufficiente per aumentare redditività ed efficienza.
Al contrario, per raggiungere questo scopo è necessario ottimizzare una serie di processi aziendali, e ciò è possibile solo ed esclusivamente introducendo una sorta di spina dorsale informatica in grado di eliminare, o quanto meno ridurre al massimo, sprechi ed errori. Ed è proprio questa la finalità di un gestionale ERP, che permette un coordinamento continuo dei flussi decisionali e di conseguenza evita che l’organizzazione venga suddivisa in compartimenti stagni e non comunicanti tra loro.
Un software gestionale ERP permette in sintesi di valorizzare i dati aziendali in maniera corretta. Negli ultimi anni si sta sempre più comprendendo l’importanza della raccolta e dell’analisi dei dati, che può avvenire in più modi grazie anche alla maggiore diffusione dei dispositivi IoT. Si tratta di informazioni preziose per la sopravvivenza di qualsiasi business sul mercato, perché consentono di prevedere i comportamenti futuri dei consumatori con maggiore precisione.
Da questo si evince come conoscere in anticipo quali saranno le abitudini di acquisto permetta anche di mettere a punto strategie di marketing più efficaci, introdurre modifiche sui prodotti o sui servizi del proprio catalogo, e in alcuni casi anche all’ampliamento dello stesso. Appare evidente come si tratti di vantaggi di importanza fondamentale, e a cui nessuna azienda può decidere di rinunciare. Uno degli strumenti che permette di godere di tali vantaggi è proprio il gestionale ERP.
Perchè scegliere gli ERP Cloud ?
Come anticipato, i gestionali ERP possono essere raggruppati in due grandi famiglie: On Premise e Cloud. I primi sono quelli a cui siamo abituati oramai da diversi anni, e prevedono un’installazione in locale sui propri server. Questo significa che per il loro funzionamento è necessario possedere una propria infrastruttura, con una serie di svantaggi che analizzeremo in seguito. Invece, tra i vantaggi degli ERP Cloud c’è proprio il fatto che richiedono una semplice connessione internet.
Questo è possibile perché il software vero e proprio è installato sui server del provider, dunque per accedere ai dati archiviati saranno sufficienti solamente delle credenziali. Il dibattito legato alle due famiglie di gestionali è sempre stato piuttosto acceso. Nei mesi scorsi però, è tornato particolarmente in auge a causa della maggiore diffusione dello smart working, modalità di lavoro “da casa” che si è rivelata capace di mettere in crisi i data center aziendali.
Quali sono le differenze di costi tra ERP On Premise ed ERP Cloud ?
Uno dei primi fattori da analizzare quando si mette a confronto un gestionale ERP Cloud con uno On Premise è chiaramente quello dei costi. Non è difficile immaginare come il bilancio in questo caso sia a favore della prima famiglia, dal momento che per il loro funzionamento non è richiesta un’infrastruttura interna né un proprio data center, messo invece a disposizione dal provider. Questo aspetto si traduce in un risparmio considerevole durante gli anni di esercizio.
Non solo non sarà necessario acquistare l’hardware per l’installazione del gestionale, ma anche apportarvi una regolare manutenzione o eventuale assistenza. Senza dimenticare che qualsiasi apparecchiatura è comunque sottoposta ad una naturale obsolescenza che costringe alla sua sostituzione dopo un determinato periodo di tempo. Un gestionale in Cloud invece, richiede solamente il pagamento di un canone mensile, variabile a seconda delle caratteristiche e dell’eventuale acquisto della licenza.
Il risparmio dato dai gestionali ERP Cloud assume un’importanza maggiore se contestualizzato nel particolare periodo storico che stiamo attraversando, ovvero quello della trasformazione digitale. Il nostro Paese è caratterizzato da un tessuto imprenditoriale di piccole e medie imprese, che per certi versi ancora fatica a comprendere i benefici della digital transformation anche per un discorso di mentalità. Non a caso rispetto ad altri Nazioni europee siamo ancora indietro nel processo.
Se a questo aggiungiamo gli inevitabili costi da sostenere per completare tale trasformazione, appare piuttosto logico come risparmiare sia di fondamentale importanza. Anzi, in molte situazioni è proprio il capitale iniziale necessario per acquistare hardware e licenze che frena gli imprenditori. Come detto un gestionale Cloud prevede solamente il pagamento di un canone mensile, permettendo dunque di aggirare l’ostacolo.
ERP Cloud: la flessibilità
Un secondo aspetto da valutare attentamente per determinare quale soluzione sia la migliore, è quello della flessibilità. Anche in questo caso il “duello” è vinto dagli ERP Cloud, per un semplice motivo. Un software di questo tipo infatti, può essere definito scalabile, perché in grado di adattarsi con facilità alle esigenze aziendali. Quando si sceglie di implementare un sistema informativo oltre alla ricchezza modulare in grado di abbracciare i processi dell’azienda, è opportuno valutare i possibili cambiamenti futuri.
Tali cambiamenti possono partire dalla semplice aggiunta di utenti autorizzati ad accedere al sistema, fino all’apertura di nuove linee produttive, di nuove filiali, ma anche al recepimento di adempimenti normativi che potrebbero impattare su amministrazione, contabilità, ed altri processi. In tutti questi casi il gestionale ERP deve avere la capacità di adeguarsi rapidamente ai fabbisogni del business, cosa possibile solamente attraverso la scelta di una soluzione Cloud.
Non dobbiamo nemmeno dimenticare come la tecnologia si evolva così rapidamente da far risultare difficile anche solamente tenere il passo. Questo è il motivo per cui un gestionale è necessario abbia anche caratteristiche native legate alle possibili connessioni con intelligenze artificiali, dispositivi IoT, blochckain, ed altri “abilitatori” digitali. Si tratta di tecnologie che vanno a braccetto proprio con il Cloud, e con cui prima o poi tutte le aziende dovranno confrontarsi.
La sicurezza dei servizi in Cloud
Il terzo fattore che fa ancora una volta pendere l’ago della bilancia verso gli ERP in Cloud anziché verso quelli On Premise è quello della sicurezza. In questo frangente, a dire il vero, il confronto è quasi impietoso, a dispetto di quanto sostenuto dai detrattori che sostengono come affidare i propri dati in outsorcing possa rappresentare un rischio. Paradossalmente, la valutazione corretta è proprio quella opposta. Ad oggi, i provider di servizi Cloud devono rispettare standard di compliance e sicurezza molto severi.
Questo discorso è valido anche in materia di informazioni personali, che come risaputo sono disciplinate dal GDPR. Appare evidente come sotto il profilo della data encryption oppure sulla base di strategie di disaster recovery, confrontare ERP in Cloud con ERP On Premise non è praticamente possibile. Dal punto di vista della resilienza e dell’affidabilità le soluzioni Cloud si dimostrano infinitamente superiori. Questo perché continuità di servizio e backup sono parte integrante degli ERP Cloud.
Questo vantaggio tra l’altro, conduce direttamente verso un quarto beneficio proveniente dalla scelta di un gestionale Cloud: la “liberazione” di personale IT interno all’organizzazione. Si tratta di collaboratori che possono essere reimpiegati in incarichi sicuramente più produttivi, e che di conseguenza permette di ottenere un ulteriore risparmio. In sintesi possiamo dire che i motivi per cui “abbandonare” l’idea di un gestionale On Premise rispetto a quella di uno in Cloud, siano davvero numerosi.
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