Business continuity e PMI: cos’è e come implementarla in azienda

Business Continuity Plan

Sempre più spesso di sente parlare di business continuity. Ma di cosa si tratta esattamente? Prima di offrire una risposta al quesito, è opportuno comprendere che in qualsiasi ambito della quotidianità, compreso il contesto aziendale, possono sempre verificarsi degli eventi improvvisi in grado di nascondere grandissimi pericoli. Ovviamente all’interno di un’organizzazione il discorso si fa più complesso.

Tali eventi improvvisi possono portare nei casi estremi anche all’interruzione delle attività, dunque a minare la cosiddetta continuità operativa. Parliamo di casistiche nemmeno tanto rare, come piogge torrenziali, terremoti, attacchi provenienti dall’esterno come quelli dei cybercriminali che possono minare la sicurezza dei dati aziendali, e tanti altri ancora. Le circostanze che possono mandare in crisi l’operatività aziendale sono davvero numerose.

Proprio per questo motivo diventa di fondamentale importanza poter garantire appunto la business continuity anche all’interno delle PMI. Per arrivare a questo scopo è necessario mettere in campo delle strategie, quindi ragionare in un’ottica di lungimiranza.

Vediamo insieme in cosa consiste esattamente la continuità aziendale e come implementarla all’interno dell’organizzazione.

Che cos’è la Business Continuity?

Con la definizione business continuity si intende la capacità di un’azienda di proseguire le attività anche in condizioni di crisi, o comunque sotto l’esposizione di minacce attive. Da tale definizione nasce dunque il concetto di business continuity management, ovvero quella serie di processi attraverso cui l’azienda riesce a sviluppare e mantenere nel tempo le suddette capacità.

Per riuscire in questo intento l’organizzazione dovrà individuare con largo anticipo quali potrebbero essere le minacce potenziali a cui potrebbe esporsi, valutare le conseguenze sul business, e identificare quali saranno le decisioni da prendere con le relative risorse da impiegare, sia in termini economici che di risorse umane. In parole povere, mettere in campo queste misure, permette alle aziende di mantenere l’operatività in ogni momento.

La continuità operativa non interessa solamente l’ambito informatico, ma comprende le funzionalità dell’organizzazione nella sua interezza. Ciò significa che con la definizione business continuity si fa riferimento all’insieme di tutte quelle misure organizzative e tecnologiche utili al ripristino dell’infrastruttura aziendale, in seguito a guasti interni o eventi esterni potenzialmente destabilizzanti, ad esempio attacchi hacker.

Business Continuity Plan: perché è importante?

Il primo e fondamentale aspetto da comprendere quando si parla di business continuity è che questa non può essere improvvisata. Ciò significa che ogni organizzazione, comprese le piccole e medie industrie italiane, devono necessariamente identificare quali sono le esigenze primarie per la propria continuità operativa. Si parla di concetti che ancora faticano ad essere compresi all’interno delle piccole realtà imprenditoriali.

Tutto questo dimenticando però che sono di vitale importanza. Ad ogni modo, lo strumento utile per raggiungere lo scopo è il business continuity plan, perché al suo interno riporta tutte quelle azioni che torneranno utili proprio per garantire la continuità operativa.

Ancora prima di arrivare alla compilazione di questo piano però, è necessario effettuare un’analisi per identificare quali sono le potenziali minacce a cui l’organizzazione potrebbe essere soggetta come per, esempio, salvaguardare i dati aziendali.

Si prosegue poi esaminando quali sono le vulnerabilità, al fine di stimare eventuali conseguenze sul business, in termini di reputazione, fatturato, responsabilità, ed ulteriori parametri. A seconda del contesto aziendale in cui si posiziona, tale attività potrebbe allinearsi anche ai processi interni di “Risk Management”. A livello internazionale la norma di riferimento è lo standard UNI EN ISO 22301.

Business continuity: come implementarla?

Parlando di business continuity è piuttosto facile cadere nella convinzione che le strategie da mettere in campo per garantire la continuità operativa riguardino solamente la tecnologia, intesa come hardware e software. In realtà un altro dei punti nevralgici, probabilmente uno dei più importanti e basilari, riguarda la formazione del personale che avrà il compito di mettere in campo le azioni corrette.

Ciò significa che un ruolo chiave nel momento in cui si redige un business continuity plan deve essere identificato il personale critico. Impedimenti di varia natura, come uno sciopero, un disastro ambientale, un’epidemia, o altri ancora, potrebbero portare verso un’improvvisa indisponibilità delle risorse umane interne all’azienda, con conseguenze tangibili sulla produzione.

Proprio per questo motivo, è opportuno considerare i seguenti step:

  • Identificare i potenziali sostituti.
  • Definire piani di sviluppo.
  • Definire le opportune deleghe a seconda della funzione.
  • Formare adeguatamente il personale identificato come sostituto della risorsa primaria.
  • Fornire alle figure chiave gli strumenti per lavorare in smart working.

Tutto questo è necessario per individuare correttamente i processi critici e gestire al meglio i rischi potenziali.

Business continuity e PMI

La Business Continuity – Consigli pratici per le aziende

Abbiamo visto come individuare le criticità ma come fare per implementare tutte queste misure concretamente?

  • Il primo e fondamentale passo è quello di concordare con le agenzie di lavoro del territorio l’attivazione veloce di nuovo personale.
  • In secondo luogo è necessario assicurarsi che i collaboratori abbiano una perfetta consapevolezza dei propri ruoli e responsabilità.
  • Subito dopo deve arrivare la fase dell’aggiornamento delle politiche legate alla gestione del personale per tutte quelle situazioni di emergenza, come malattie, viaggi, assenteismo, ed altre ancora.
  • In seconda battuta, altrettanto importante è permettere il lavoro da remoto, aggiornando di conseguenza i contratti con i propri collaboratori e predisponendo sistemi di videoconferenza.

Quelle elencate sono solamente alcune delle moltissime misure che è necessario mettere in atto per assicurare una continuità operativa, che se non pensate per tempo possono costituire un grossissimo problema nel momento in cui si dovessero presentare i problemi. Un altro aspetto importantissimo da tenere in considerazione oltre alla formazione del personale riguarda la possibile interruzione delle catene logistiche.

I motivi per cui questa condizione può avverarsi sono molteplici, dai blocchi di confine, fino all’interruzione vera e propria di vie di comunicazione. Una corretta analisi di impatto non può assolutamente non individuare quali siano le fondamentali catene di logistica per garantire la continuità aziendale. Sotto questo punto di vista ad essere preso in considerazione non è solo il trasporto ma anche i magazzini primari e secondari.

L’analisi dovrà quindi:

  • Identificare nuovi fornitori di logistica, anche se dovessero risultare più costosi.
  • Modificare i piani di produzione a seconda delle logistiche mutate.
  • Monitorare attentamente qualsiasi situazione critica così da poter intervenire rapidamente.
  • Valutare spedizionieri alternativi.
  • Limitare se possibile la concentrazione geografica dei vari magazzini, ma diversificarne l’ubicazione.

Business Continuity Plan: quali sono i vantaggi

A questo punto sarà sicuramente più chiara l’importanza della business continuity, e cosa fare per implementarla. Nonostante questo però, come anticipato, molto spesso nei contesti aziendali di piccole e medie dimensioni ne viene sottovalutata l’importanza, dimenticando quanto sia importante l’innovazione nelle PMI, anche per non affrontare una serie di spese considerate come costi, ma che in realtà mettono al riparo da potenziali conseguenze ben più gravi.

Per fornire ulteriori spunti di riflessione, è necessario passare in analisi alcuni tra i principali vantaggi che derivano da un piano di continuità aziendale:

  • Sicurezza. È oggettivo come avere un piano di continuità offra all’azienda un senso di sicurezza, e questo è valido sia per i manager che per i semplici dipendenti. Questo è possibile perché nell’ipotesi in cui dovessero verificarsi dei problemi, l’organizzazione sarebbe pronta a rispondere, tutelando di conseguenza il lavoro dei collaboratori stessi.
  • Produttività. La produttività è alla base di qualsiasi business. Riuscire nell’impresa di non fermare la produzione nel momento in cui dovessero verificarsi dei problemi, e di conseguenza continuare ad offrire il proprio prodotto o servizio, è assolutamente vitale.
  • Fatturato. Preservando la produttività dopo aver reagito con prontezza ad una situazione di discontinuità, viene tutelato anche il fatturato, e di conseguenza anche la reputazione aziendale.

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