Time Management: cos’è e come si definiscono le priorità

time management - gestione del tempo

Uno dei fattori che contribuisce attivamente ad aumentare la produttività aziendale è la pianificazione del lavoro, che passa necessariamente da una corretta gestione del tempo. Solamente organizzando efficacemente orari, scadenze, e priorità però possibile raggiungere questo obiettivo fondamentale.

Ma cosa significa esattamente ottimizzare? In questo preciso frangente interviene il time management. Vediamo insieme cos’è e come influenza la produttività aziendale.

Time management: cos’è?

Il time management consiste in un accurato processo di pianificazione del tempo e del relativo controllo, con lo scopo di ottimizzare le attività aziendali. La logica conseguenza risiede in una migliorata efficacia ed efficienza che porterà verso un aumento della produttività. Competenze, strumenti, e particolari tecniche possono contribuire a migliorare il time management.

Il primo e fondamentale step del time management è quello di scoprire attraverso un’analisi in quale modo viene utilizzato il tempo. Per riuscire nell’ottimizzazione di una qualsiasi attività infatti, è necessario comprendere nel dettaglio come essa viene svolta. Questo discorso è chiaramente valido anche per il fattore tempo. Nei processi aziendali, esattamente come nelle attività individuali, il primo step dunque, è “fotografare” il tempo.

Gli strumenti del time management

In un’epoca dove la digitalizzazione oramai risiede in ogni frangente della nostra quotidianità, per un corretto time management occorrono degli strumenti digitali. Un’attenta analisi di come viene impiegato il tempo richiede software in grado di monitorare i vari processi. Molto spesso infatti, task che richiederebbero solamente pochi minuti per essere portate a termine, finiscono con il portar via moltissimo tempo.

Questo tra l’altro, porta a sottrarre tempo da altre attività molto più importanti e che comunque richiedono già un maggior impiego di tempo per essere svolte. In questo frangente dunque, può tornare decisamente utile l’implementazione di un sistema gestionale ERP, che tra i mille benefici che può apportare ad un’azienda, permette anche di monitorare in real time lo svolgimento delle attività.

Tra l’altro una corretta gestione del tempo rientra di diritto nella gestione delle risorse aziendali in generale, e della conseguente ottimizzazione dei costi. Ad ogni modo, un software ERP serve proprio per la pianificazione delle risorse d’impresa. Si tratta di un evoluto programma che permette di integrare la quasi totalità dei processi aziendali non trattandoli più come dei compartimenti stagni.

Al contrario viene introdotta una sorta di spina dorsale informatica in grado di eliminare moltissimi sprechi ed errori. Questo è possibile perché un ERP permette di unificare i flussi legati a materiali e informazioni, e di conseguenza consente un miglior coordinamento dei vari processi decisionali. Tra i processi presi in analisi da un software di questo tipo troviamo vendite, acquisti, contabilità, magazzino, ed altri ancora.

Come scegliere un gestionale ERP

Abbiamo detto che uno degli strumenti principali che permette una buona pianificazione del tempo e delle risorse d’impresa in generale è un gestionale ERP. Ma come sceglierlo? Considerando l’importanza dei compiti assegnati ad un programma di questo tipo, appare evidente come la scelta non debba essere lasciata al caso, ma passi necessariamente attraverso delle attente analisi.

In prima battuta sarebbe opportuno prendere in considerazione la scelta di un gestionale in cloud. Una soluzione di questo tipo consente un risparmio economico non indifferente, perché l’organizzazione non sarà tenuta ad acquistare tutta l’infrastruttura hardware necessaria al funzionamento del programma. La società che fornisce l’ERP cloud infatti, mette a disposizione la propria infrastruttura, fornendone l’accesso all’azienda.

All’impresa non rimarrà dunque che pagare solamente un abbonamento mensile o comunque a cadenza periodica per l’utilizzo del software. In secondo luogo, per scegliere un ERP è necessario pensare a lungo termine, e dunque non prestare attenzione solamente al fattore prezzo. Un software più economico potrebbe nel tempo risultare stretto alle necessità aziendali.

Questo rischierebbe di non far rientrare dall’investimento entro i termini previsti, vanificando ogni sforzo economico fatto. Ed è proprio sulla base delle proprie necessità che è necessario effettuare la scelta dell’ERP. In circolazione ad esempio, possiamo trovare soluzioni disponibili anche sul mobile e multi-device, rendendo possibile il monitoraggio del tempo in qualsiasi momento ovunque ci si trovi.

Time management: le tecniche

Oltre agli strumenti per un corretto time management, altrettanto importante è la scelta della tecniche che permette di gestire con efficacia ed efficienza il tempo. Per raggiungere questo obiettivo, può tornare estremamente utile classificare le diverse attività da svolgere in A, B, e C. Nel dettaglio:

  • A = Attività importanti e urgenti.
  • B = Attività importanti ma non urgenti.
  • C = Attività considerati non importanti e non urgenti.

In seconda battuta, il consiglio è quello di individuare quali sono le attività che necessitano di un tempo minore per il loro svolgimento, e portarle a termine per prime. Prendendo in analisi il principio di Pareto, è possibile infatti ottenere l’80% di quello che è il risultato impiegando solamente il 20% dello sforzo. Solamente alla fine dunque, si dovranno svolgere le attività che richiedono più tempo.

Ma in quel preciso momento, secondo il suddetto principio, l’80% del lavoro sarà già stato svolto.

La tecnica del pomodoro

Tra le principali tecniche di time management troviamo quella del pomodoro. Tale tecnica torna utile per contrastare attivamente il naturale istinto a procrastinare, e di conseguenza tenere alta l’attenzione al fine di aumentare la produttività.

La tecnica del pomodoro si basa sul principio che ogni attività può essere suddivisa in tante piccole sequenze temporali. Ognuna di queste potrà a sua volta essere intervallata da una breve pausa di qualche minuto. È assolutamente fisiologico infatti, che il cervello possa stancarsi ed aver bisogno di alcune pause per ricaricarsi. Tali pause hanno proprio questo scopo, ovvero fornire energia al cervello.

La tecnica del pomodoro prevede dunque che venga utilizzato un timer che permetta di alternare 25 minuti dedicati all’attività impiegando il massimo della concentrazione, ad una pausa di 5 minuti che consenta appunto di “rifiatare”.

La matrice di Eisenhower

Oltre alla tecnica del pomodoro, un’altra particolarmente efficiente ed utilizzata è la matrice di Eisenhower. Una famosa frase attribuita proprio all’ex presidente degli Stati Uniti riporta:

“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Questo significa che le attività urgenti sono quelle che si pensa debbano essere portate a termine immediatamente. Tra queste troviamo ad esempio telefonate ed e-mail. le attività importanti al contrario sono quelle che diventeranno rilevanti, ma solamente sul lungo periodo, e che saranno capaci di apportare un beneficio nella crescita del valore e di condurre l’azienda verso gli obiettivi preposti.

Ovviamente comprendere quali sono le attività urgenti e quali quelle importanti non sempre potrebbe risultare facile, ed è proprio in questo frangente che interviene la la matrice di Eisenhower. Tale matrice si suddivide in 4 quadranti differenti:

  • Quadrante 1. Include le attività da completare immediatamente, non derogabili ne delegabili. Tra queste troviamo le telefonate ai clienti, i progetti in scadenza, ed altre.
  • Quadrante 2. Questo quadrante include tutte quelle attività giudicate importanti, ma che non sono urgenti allo stesso modo. Tra le principali i corsi di formazione e aggiornamento, oppure la definizione di nuove strategie.
  • Quadrante 3. All’interno troviamo attività non importanti, ma comunque urgenti. Ad esempio una riunione a cui si può non essere presenti magari delegando un’altra persona rientra in questo quadrante.
  • Quadrante 4. In quest’ultimo quadrante troviamo le attività superflue, a volte causa di distrazioni, che potrebbero anche essere eliminate. In altre parole si tratta di situazioni che potrebbero diventare scuse inconsapevoli o anche consapevoli, dunque pretesti per non portare a termine altre attività più importanti e urgenti.


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