Programma di contabilità aziendale: come scegliere quello giusto

Una delle decisioni più importanti per un’azienda è legata alla scelta del programma di contabilità aziendale. Questo software consente di ottenere una serie di vantaggi e benefici parecchio rilevanti, come vedremo meglio successivamente. Il mercato, però, è molto vario e spesso la scelta può risultare ardua. Vediamo nel dettaglio di cosa stiamo parlando e come fare per scegliere il giusto software di gestione contabilità.

Programma di contabilità aziendale: che cos’è?

Quando parliamo di un programma di contabilità aziendale facciamo riferimento a un software che permette di tenere la contabilità dell’azienda e soprattutto automatizzare diverse attività correlate a essa. Si possono, infatti, centralizzare i dati contabili dell’azienda in uno strumento unico, ottimizzando le tempistiche e facilitando i processi relativi. Tra i vari ambiti di applicazione di un programma di questo tipo troviamo: 

• Gestione contabilità generale – produzione di scritture contabili; gestione del bilancio; contabilità generale; gestione saldi; riviste e così via.
• Dichiarazione dei redditi; 
• Preventivi e fatturazioni – gestione ordini di acquisto, fatture, preventivi e fornitori; 
• Pratiche contabili; 
• Gestione patrimoniale e rapporti finanziari.

Come facile immaginare, non tutti i software gestionali contabilità di questo tipo garantiscono la copertura di queste funzionalità e ciò rende la scelta ancora più importante. Per questo motivo non può essere fatta in maniera superficiale ed è necessario che l’azienda tenga conto delle proprie specifiche esigenze anche in funzione del proprio software gestione amministrativa che viene utilizzato.

Contabilità aziendale: cosa si intende?

Altro chiarimento che sicuramente può essere utile è quello relativo al concetto stesso di contabilità aziendale. In questo rientrano tutte le procedure di registrazione delle transazioni economiche (entrate e uscite) dell’azienda. Tutte queste annotazioni vengono registrate in doppia partita, ovvero su colonne differenti per distinguere facilmente ogni transazione. 

D’altronde, ogni impresa deve prevedere delle funzioni industriali e delle funzioni commerciali. È in quest’ottica che possiamo parlare di contabilità analitica ed ordinaria, ovvero la contabilità riguardante le operazioni interne e quella che riguarda le relazioni con l’esterno. L’utilizzo di un software gestionale per la contabilità aziendale, aiuta a snellire enormemente questi processi ed ottimizzare tempi e costi.

Quali sono i vantaggi

Il programma di contabilità aziendale è assolutamente indispensabile per una serie di motivi. Eccone alcuni. 

• Automazione dei processi – Il software in questione automatizza i compiti che riguardano invio fatture, gestione contabilità a partita doppia, gestione IVA e così via. In questo modo si ottimizzano i tempi; 
• Riduzione errori – Rispetto all’immissione dei dati manuale, il rischio è nettamente inferiore. Si immagini che possono essere evitati errori come quelli di calcolo dei fogli Excel: duplicati, formule obsolete e voci errate. Ciò significa evitare di perdere tempo in correzioni successive; 
• Pianificazione – Poiché il software ha una visibilità eccellente, ciò consente di pianificare al meglio tutta la strategia aziendale; 
• Conformità – Il programma di contabilità aziendale è sempre aggiornato e ciò permette di rispettare le leggi e i principi proprio come se si avesse a che fare con un consulente professionista.
• Ottimizzazione dei costi – Automatizzando i vari processi di produzione dei documenti contabili, il tempio risparmiato può essere reinvestito in attività più fruttuose per l’azienda. La stessa possibilità di integrare i dati finanziari provenienti da diversi settori aziendali può semplificare la redazione di vari documenti di bilancio.
• Aggiornamenti automatici – Quando parliamo di aggiornamenti non facciamo soltanto riferimento ad un aspetto prettamente legale, ma anche alla funzionalità stessa del software. Tutti gli aggiornamenti sono automatici. 
• Facilità di utilizzo – Un altro vantaggio da non sottovalutare è il fatto che il programma di contabilità aziendale sia estremamente facile da utilizzare: già al primo approccio la gestione risulterà rapida e intuitiva.

Come scegliere un software contabilità

Ma quali sono concretamente i criteri di scelta di un programma di contabilità aziendale? Vediamo alcune considerazioni e riflessioni generali.

Sicuramente il primo aspetto di cui tener conto è quello economico. Un’azienda, per effettuare la scelta giusta, dovrà prima considerare il budget anche in funzione dei vantaggi che potrà avere nel lungo periodo. In molti casi investire una cifra superiore per un software personalizzato su misura sarà più vantaggioso nel lungo periodo ma più oneroso in termini di costi inziali.

Altro fattore, ancora più importante, è legato alle caratteristiche del software di contabilità che sono richieste. In quanto azienda, ci si dovrà domandare di cosa effettivamente abbiamo bisogno. Ovviamente, le soluzioni contabili di questo tipo sono rivolte a tutti i tipi di aziende, grandi imprese e PMI. 

Potrebbe essere necessario, però, fruire di alcune caratteristiche specifiche per un determinato settore. Domandarsi, quindi, se un software che gestisce solo funzioni contabili possa essere sufficiente, è lecito. Altrimenti si può optare per un software più completo, che consenta anche di realizzare operazioni come quelle di gestione debiti, incassi, fatturazione, libri paga e così via. Inoltre ormai le soluzioni cloud sono da preferire rispetto ai vecchi sistemi. Un gestionale cloud per aziende garantisce una flessibilità ed una versatilità nel lungo periodo che ormai sono indispensabili per qualsiasi realtà aziendale.

Software gestionale: non solo contabilità

Sembra superfluo specificarlo, ma la possibilità di integrare il software gestionale con varie funzioni differenti, non soltanto legate alla contabilità, va tenuta fortemente in considerazione. Oggi è possibile trovare in commercio diverse soluzioni complete, ovvero che rendano disponibili differenti funzioni in un unico strumento: parliamo di aspetti finanziari, gestionali, commerciali e produttive. 

Non soltanto, quindi, un singolo programma di contabilità aziendale fine a sé stesso, ma bensì uno strumento completo che possa semplificare la vita dell’azienda sotto diversi punti di vista. Ciò garantisce la semplificazione dei processi aziendali, il miglioramento dell’efficienza ed un risparmio di tempi e costi fondamentali nell’industry 4.0.

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