VoIP aziendale: perché integrarlo nei software gestionali

La VoIP Aziendale, o Voice Over IP, è uno strumento che conferisce flessibilità per collegare dei servizi utili come le chiamate telefoniche, direttamente nei programmi gestionali ERP e CRM. Una integrazione, che come vedremo nel dettaglio, garantisce delle funzioni essenziali per l’azienda.

VoIP aziendale: che cos’è?

Con questo termine si intende una tecnologia che consente di effettuare delle conversazioni telefoniche sfruttando la connessione ad internet o, comunque, una rete dedicata che fruisce del protocollo IP, come una rete LAN aziendale. Con VoIP aziendale si intende una tecnologia che consente di far transitare la voce, sia in uscita che in ingresso, su un canale IP (VOIP, appunto). 

Forse non tutti sanno che ormai, da anni, anche i gestori telefonici nazionali si servono della tecnologia VoIP per instradare le comunicazioni alle centrali telefoniche. Ciò ovviamente non ha eliminato la possibilità di telefonare attraverso un telefono tradizionale, o un telefono analogico che si serve di un cavo telefonico. A prescindere da ciò, infatti, il gestore telefonico si servirà di una tecnologia VoIP.

Perché è ormai indispensabile

Integrare il VoIP in azienda è ormai diventata una funzione fondamentale, poiché consente infatti di sostituire gli hardware con dei centralini virtuali in Cloud e telefoni software. L’impatto, specie sui programmi gestionali, è assolutamente da non sottovalutare. Vediamo alcuni dei vantaggi pratici di questa tecnologia:

• Il numero dell’interno telefonico permette di seguire la persona, in telelavoro o in smart working, in modo tale da gestire flessibilmente situazioni diverse. 
• I costi divengono scalabili in base al numero di dipendenti che sono presenti in azienda,
• Anche l’aspetto legato alla sicurezza non è da sottovalutare.

Telefonia tradizionale vs VoIP: differenze

Ma quali sono effettivamente le differenze tra la telefonia tradizionale e la tecnologia VoIP?

• Nel primo caso parliamo di una comunicazione vocale, in cui veniva riservato un circuito specifico per tutta la durata della comunicazione;
• nel secondo caso, invece, si parla di un sistema di comunicazione dati, in cui il contenuto della comunicazione è ridotto a pacchetti (di dati) e spedito spezzettato, per poi essere riassemblato. 

Nella comunicazione tradizionale la qualità della comunicazione è strettamente correlata alla qualità dei cavi utilizzati, all’affidabilità degli apparati e all’integrità delle linee. Differentemente, nella comunicazione dati, la qualità è strettamente dipendente dalla velocità degli apparati. Al giorno d’oggi, grazie alla tecnologia, è possibile partecipare a conversazioni con ottima qualità audio anche con diversi interlocutori contemporaneamente.

VoIP aziendale: come sfruttarla al meglio

Sono diverse le possibilità per sfruttare al meglio una VoIP aziendale.

• In primo luogo si potrebbe pensare di sostituire il vecchio centralino attivando un equivalente in Cloud e sostituendo i telefoni analogici con nuovi modelli digitali. In questa maniera già si potrebbe godere di una scalabilità e di un’affidabilità migliore.
• Altra idea potrebbe essere quella di sfruttare device come tablet, PC o Smartphone per installare app o software gestionali che sfruttano un codice di accesso. In questi casi l’investimento risulterebbe persino meno oneroso e l’utente potrebbe godere di diversi benefici, come ad esempio, una qualità audio migliore.
• Le aziende che utilizzano il telelavoro troverebbero molti vantaggi da questa tecnologia. In questi casi si potrebbe anche optare per una programmazione con flussi telefonici, utilizzando un risponditore vocale interattivo e piani di deviazione delle chiamate a seconda di fasce orarie o giorni.

Per sfruttare al meglio la VoIP aziendale, però, è sicuramente consigliabile estrarre in maniera automatica le informazioni dal sistema telefonico, fornendo le informazioni provenienti da altre fonti aziendali e supportando così gli automatismi. Per esempio, raccogliere le telefonate scambiate in un determinato lasso di tempo per quanto riguarda una determinata commessa.

VoIP aziendale: i vantaggi

Può essere davvero vantaggioso integrare una VoIP aziendale nei software gestionali, per diversi motivi. Eccone alcuni: 

• Risparmio – Le telefonate gestite con VoIP sono molto meno costose. Gli stessi costi di infrastruttura si riducono, visto che tutto si sviluppa sulla rete. Da considerare anche la possibilità di gestire il tutto tramite Cloud perché digitalizzare consente di avere molti meno costi di gestione, nonché di manutenzione. 
• Centralizzazione – Con un Cloud e una rete ad internet si può gestire tutto con un unico centralino virtuale. In questo modo, anche delle sedi lontanissime tra di loro possono essere facilmente collegate, senza il minimo sforzo. 
• Scalabilità – La gestione flessibile dell’uso della rete permette di aggiungere nuovi numeri, moltiplicare gli interni e modificare la configurazione delle varie infrastrutture telefoniche senza costi aggiuntivi.

Ricordiamo che i software gestionali, CRM ed ERP, sono sempre più diffusi nelle aziende e il motivo è semplice. Grazie a questi strumenti si riescono ad ottimizzare le fasi aziendali, sia attive che passive, e a gestire tanti dati collegati alla clientela. Parliamo di movimentazioni, ordini, appuntamenti, fatture e così via tutto in un unico programma gestionale.

Ciò consente al cliente un livello di assistenza semplice veloce anche per quanto riguarda le attività post vendita. Inoltre permette di monitorare la redditività del cliente e i costi legati al mantenimento dello stesso, in relazione ai servizi messi a sua disposizione.

Naturalmente per ottenere questo genere di servizio è importante affidarsi ad un partner tecnologico come SELCO che abbia esperienza nel campo e sappia integrare, in base alle esigenze, vari strumenti tra loro: ERP, CRM, tecnologia Voip e molto altro. In questi casi una consulenza ERP è l’ideale per conoscere i bisogni del cliente e progettare un’offerta creata su misura per la sua impresa.

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