Software Paghe e Contributi: come scegliere il programma di gestione del personale

Forse non tutti sanno che nelle aziende il fattore legato alle paghe dei dipendenti è quello che probabilmente contribuisce di più alle spese. Le imprese hanno la necessità e l’interesse a ridurre al minimo il margine d’errore nella gestione delle buste paga: ecco allora che entra in gioco il software paghe e contributi. Si tratta del modo migliore di rispondere a questa esigenza, assicurando una efficienza massima.

Software paghe e contributi: cos’è

Nella fattispecie, si tratta di uno di quei software gestionali che le aziende hanno cominciato ad utilizzare e che assicurano una serie di vantaggi non indifferenti. Ormai, tutte le aziende che si rispettino devono godere dei vantaggi offerti dai gestionali aziendali completi, utili a gestire al meglio la propria attività e quella dei clienti.

Difatti, l’obiettivo principale di questi strumenti è quello di ridurre i margini di errore e i costi per l’azienda, nonché automatizzare gran parte delle attività gestionali di base e non. In quest’ottica rientra il software paghe e contributi; questo diventa cruciale per i professionisti singoli e per le aziende, visto che il costo del personale rappresenta forse uno degli elementi di maggiore importanza per quanto riguarda i costi fissi. 

Un software di questo tipo consente di abbandonare strumenti obsoleti volti alla gestione delle paghe e orientarsi verso una soluzione utilizzata per superare certi limiti evidenti. Ma vediamo quali sono le principali funzioni di questo software.

Le funzioni essenziali di un software per gestione paghe

Un software paghe e contributi di base consentirà di gestire tutto ciò che riguarda la funzione fiscale, contabile e previdenziale di ogni dipendente e di ogni collaboratore, attraverso un’unica piattaforma. Verranno calcolati facilmente salari, scatti di anzianità e tutto ciò che concerne questi aspetti del dipendente. Ecco di seguito una lista delle funzioni principali:

• Rispettare le nuove normative; 
• Aggiornare l’anagrafica e i dati del personale in maniera molto più rapida ed intuitiva; 
• Possibilità di personalizzare la gestione a seconda delle necessità aziendali; 
• Gestione dei pagamenti di imposte con uffici pubblici e privati; 
• Gestione contratti e cedolini; 
• Possibilità di effettuare delle simulazioni di costi relativi ai pagamenti dei dipendenti; 
• Calcolo di contributi, imposte e scatti di carriera molto più rapidi; 
• Calcolo degli straordinari e delle ferie altrettanto semplice e rapido;
• Evasione di pagamenti relativamente agli stipendi e ai TFR tra le altre cose; 
• Produzione della documentazione lavorativa personalizzata.

Software Paghe e Contributi: vantaggi effettivi

Come abbiamo potuto vedere, le funzioni principali dei programmi per buste paga sono differenti, e ognuna di queste consente di ottenere dei vantaggi effettivi. Le funzionalità specifiche sopracitate sono quindi fondamentali per la scelta del software gestionale più adatto alla propria realtà.

Strettamente correlati alle funzioni di base che un software come questo dovrebbe possedere, sono ovviamente i vantaggi effettivi da poter ricavare. Per prima cosa consideriamo la personalizzazione del software stesso: le funzionalità di base adatte all’azienda, devono adattarsi alla realtà specifica. La possibilità, quindi, di effettuare modifiche e aggiornamenti rapidi ed intuitivi è assolutamente fondamentale. In questa maniera le tempistiche verranno ottimizzate e non verranno convogliate le forze verso attività superflue. 

I software gestionali, inoltre, consentono di aggiornare automaticamente i dati importanti ed effettuare i cambi di contratti collettivi nazionali del lavoro, con spiegazione dei vari cambiamenti. La possibilità di fruire di una amministrazione semplificata di tutti i cedolini e i contratti di assunzione non va sottovalutata. 

Al contempo, è possibile fruire di un calcolo automatico di contributi, di imposte del personale e dei cedolini. E come già anticipato, è assicurata la gestione facilitata di permessi, straordinari, ferie e malattie.

Come scegliere quello giusto

Appare sin da subito evidente che sia necessario tenere in considerazione una serie di aspetti essenziali prima di scegliere il giusto software paghe. Teniamo sempre presente che le esigenze di amministrazione di una piccola azienda saranno per forza di cose differenti da quelle di una grande industria. Nonché, quelle di studi di commercialisti, per esempio, saranno differenti da quelle di altre tipologie di studi privati. 

Nel momento delicato di effettuare la scelta del gestionale e quindi, ad esempio della giusta Software House Torino a cui affidarsi, andrà tenuto conto dell’obiettivo. Sarà importante capire per cosa serve lo strumento sopracitato e quali sono i fattori che possono influenzare la scelta, tra questi:

• Conoscere le caratteristiche strutturali dell’azienda; 
• Conoscere le esigenze del reparto HR e selezionare i moduli necessari; 
• Scegliere un software che si adatti alle proprie esigenze (Gestionale cloud per esempio). 

Il vantaggio di avere tutto in un unico software gestionale

Quando si fa una scelta così importante per la propria azienda bisogna considerare anche le varie esigenze dei reparti che la compongono . Non tutti, infatti, sanno che in realtà il software paghe e contributi è uno dei moduli già integrati nei gestionali aziendali più strutturati.

L’ideale è ovviamente affidarsi ad un prodotto flessibile e integrabile che consenta di gestire su un’unica piattaforma più moduli possibili. Oggi è difficile pensare ad un programma per aziende che non sia personalizzabile e scalabile in base alle esigenze che, nel tempo, possono cambiare. Per questo motivo affidarsi alla giusta Software House è fondamentale per il presente e il futuro della propria azienda.

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