Gestione risorse umane: perché scegliere una soluzione Cloud

Al giorno d’oggi, le imprese sono sempre più orientate a dotarsi di sistemi efficienti per ottimizzare la gestione del personale. Parliamo, appunto, di programmi come il software gestione personale, il quale è uno strumento ormai particolarmente apprezzato anche dalle PMI per diversi motivi. Ma andiamo nel dettaglio.

Software gestione personale: che cos’è?

Oggi come oggi, è molto più semplice contattare dei fornitori e servirsi di questi particolari strumenti. In molti già sanno che i professionisti delle risorse umane sono abituati a svolgere delle attività molto ripetitive durante la giornata lavorativa, per esempio:

• la firma dei contratti,
• il controllo di ore di lavoro di ogni lavoratore,
• la gestione delle ferie dei dipendenti,
• la selezione dei candidati per posizioni aperte,
• i licenziamenti e così via. 

Tutte operazioni che andavano svolte, fino a qualche tempo fa, a mano e in cartaceo. Oggi la tecnologia ha permesso di fare dei passi avanti impressionanti. Le nuove tecnologie consentono di automatizzare diversi processi, tra cui quelli di gestione del personale. Ecco allora che i software gestione personale assumono enorme importanza: si parla di un’unica soluzione per diverse esigenze del dipartimento. 

I software di questo tipo riescono ad automatizzare attività molto complesse e a far risparmiare tempo evitando errori umani. Difatti, il lavoro viene facilitato e ciò consente ai dipendenti di dedicare più tempo alla gestione del personale diretta. La stessa comunicazione e le interazioni con i lavoratori migliorano nettamente con un software gestionale di questo tipo.

Software gestione personale: l’importanza del Cloud

Abbiamo capito effettivamente di cosa si occupa il software gestione personale, ma una domanda sorge spontanea. Perché è importante il discorso legato al “Cloud”? La risposta è molto semplice quando si pensa a come questa tecnologia ha permesso di modificare profondamente l’approccio dell’impresa alla gestione delle risorse.

Questo perché un’azienda ha necessità di avere sistemi in grado di migliorare l’efficienza e ridurre i tempi anche per quanto riguarda le attività legate alla gestione dipendenti. Con un gestionale cloud per aziende si può evitare di affrontare costi di licenza, ma semplicemente corrispondere un canone mensile che permette di ottenere un prodotto aggiornato e disponibile H24 in qualsiasi luogo e momento da chiunque abbai l’accesso al sistema.

Funzioni essenziali del Cloud

Si tratta di qualcosa di estremamente positivo anche e soprattutto per le piccole e medie imprese. Queste ormai hanno compreso quanto sia importante l’utilizzo di sistemi in Cloud in quanto il risparmio è immediato ed evidente. Uno dei motivi di questa consapevolezza risiede anche nelle iniziative per il digitale che sono comprese nel piano nazionale di ripresa e resilienza messe in atto dal nostro governo. Ma ci sono anche altre ragioni che spingono le imprese a dotarsi di un software gestionale in Cloud. Eccone alcune: 

• Sicurezza – Basti pensare al fatto che il gestionale risorse umane consente di conservare e custodire al meglio i dati, in maniera molto più sicura rispetto ad altri sistemi. Conservare i dati su server interni, che possono subire danni, attacchi o rompersi, sicuramente è più pericoloso di affidarsi a dei provider di hosting certificati. Oltretutto, in questi software è presente una architettura multilivello che impedisce l’accesso a richieste derivanti direttamente dal browser e indirizzate al database. In questa maniera si proteggono i dati.
• Accessibilità – Utilizzare un software in cloud consente di eliminare i problemi relativi alla distanza: si possono utilizzare persino delle app direttamente fruibili con smartphone e tablet. 
• Scalabilità – Altro fattore da non trascurare. Affidarsi ad un software cloud consente di assicurarsi la crescita aziendale e rispondere positivamente alle esigenze di business. Si potranno risolvere i problemi legati per esempio alla manutenzione e alla obsolescenza. Tutti questi software e gli applicativi, vengono aggiornati in maniera automatica. 
• Rispetto delle normative – Il rispetto delle normative, specie in relazione alla privacy dei dipendenti e alla sicurezza, è un fulcro essenziale dei questo gestionale per dipendenti. 

I vantaggi dei un software in Cloud

Un software cloud che sia dotato anche della funzione di gestione del personale permette diversi vantaggi concreti all’azienda. Per prima cosa garantisce una sincronizzazione dei dati, i quali convergono poi in un’unica piattaforma e mette in contatto diversi settori aziendali. 

Oltre a ciò, consente anche di ottenere un elenco completo e sempre aggiornato degli addetti, quindi organizzare i dati e i documenti di ciascun dipendente al meglio. Il lavoro della direzione risorse umane sarà così estremamente facilitato e potranno essere facilmente raccolti dati in relazione ad infortuni, presenze, assenze, malattie, maternità, buoni pasto, attività svolte e così via.

Ecco alcuni vantaggi specifici dell’utilizzo di un software gestione personale in Cloud: 

• Riduzione rischio errori umani – i dati raccolti sono sempre facilmente consultabili, con informazioni aggiornate costantemente. Ciò permette di ottenere un vantaggio enorme nelle operazioni amministrative e tutte le operazioni che la direzione risorse umane ha bisogno di svolgere quotidianamente. 
• Fascicolazione – Tutte le informazioni dei dipendenti sono archiviate e quindi organizzate in schede personali. Queste schede racchiudono dati relativi alla carriera, ai contratti, alle cariche ricoperte, nonché alle competenze e alle presenze e assenze di ogni dipendente. 
• Automazione – Mai dimenticare quanto possa essere utile un software di questo tipo nell’automazione di processi, in modo tale da ridurre quelli prettamente manuali. Digitalizzare i processi di rilevazione delle presenze, per esempio, permette un risparmio di tempo impressionante e una rapidità delle operazioni unica.
• Archiviazione – Tutti i dati vengono archiviati senza rischio di dispersioni e garantendo privacy e trasparenza.

Software gestionale: perché scegliere una soluzione completa

Ma è davvero utile un software gestione personale? Naturalmente la risposta è si ma bisogna fare una precisazione. E’ importante che questo software sia integrato in un sistema gestionale completo che non racchiuda solo questo modulo.

Spieghiamoci meglio. Le aziende per competere nel settore hanno bisogno di un software nel quale convergano una serie di dati, non soltanto quelli relativi alla gestione delle risorse umane, ma di tutti i settori. Una soluzione di questo genere consente di trarre informazioni, e quindi vantaggi, da diversi ambiti, commerciali, finanziari e di gestione di risorse, umane e materiali. 

Si tratta di strumenti che riescono ad abbracciare diversi settori e svolgere, quindi, diverse funzioni in maniera praticamente del tutto automatizzata; alleggeriscono il lavoro dei reparti, ottimizzano la produzione e sono in grado di fornire informazioni fondamentali per la crescita dell’azienda..

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