Software contabilità aziendale: i vantaggi per le PMI

Software contabilità aziendale

Il fatturato dell’azienda è una delle cose che vanno tenute maggiormente sotto controllo, questo al pari dei dati dei clienti e dei fornitori. Si tratta di un dato essenziale per le imprese, a prescindere dal settore di appartenenza. Questa operazione può essere eseguita in maniera molto più funzionale e pratica tramite un software contabilità aziendale

Come vedremo di seguito, questi software per la gestione aziendale sono utili a monitorare l’andamento del fatturato dell’azienda e amministrare in maniera rapida, veloce e intelligente la contabilità delle piccole e medie imprese. Ma vediamo nel dettaglio.

Cosa si intende per contabilità aziendale? 

Sarebbe sicuramente utile conoscere prima la reale definizione di contabilità aziendale. Con questo termine ci riferiamo non altro che a quelle procedure di registrazione di tutte le transazioni economiche, quindi le entrate e le uscite, dell’azienda. Queste annotazioni sono effettuate in partita doppia, ovvero vengono utilizzate delle “colonne” differenti, che consentono di distinguere in maniera più chiara ed evidente gli effetti di ogni transazione. 

Ricordiamo che nelle attività esistono due diverse funzioni, una commerciale e una industriale. La prima tiene conto delle relazioni tra azienda ed esterno; la seconda di processi interni che portano alla realizzazione di un prodotto finito. Per questo motivo, si dovrà sempre parlare anche di due tipologie differenti di contabilità, ovvero:

  • la contabilità ordinaria. In questo caso si parla della registrazione di tutte le operazioni tra azienda ed esterno;
  • la contabilità analitica mentre qui facciamo riferimento a tutte le operazioni interne.

Dati questi due fattori non è difficile comprendere quanto sia determinante la gestione della contabilità per un’azienda.

Come si tiene la contabilità di un’azienda?

Una domanda sorge, a questo punto, spontanea: come fare per mantenere la contabilità di un’azienda? La distinzione essenziale, in merito, è legata ai soggetti interessati. Sì, perché la contabilità aziendale può essere tenuta o autonomamente o tramite un commercialista. 

Sempre più spesso, le PMI decidono di tenere tutto sotto controllo in maniera autonoma, servendosi di un software contabilità aziendale. Questo permette di accedere in tempo reale alle informazioni essenziali, quali costi e fatture, per esempio.  Ovviamente tutte le esigenze devono essere considerate appieno prima della scelta del giusto software gestionale.

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Che cos’è il software contabilità aziendale

Quando parliamo di software, ci riferiamo a tutti i componenti immateriali di un sistema elettronico (l’opposto dell’hardware). Il software per la contabilità aziendale è uno strumento di cui non si può fare a meno, a prescindere dal tipo di business. Questo rientra nella categoria dei programmi raccolti con il nome di software gestionale che hanno la finalità di automatizzare i processi di gestione dell’azienda. 

Ovviamente, un gestionale aziendale consente di risolvere diverse problematiche perchè non esistono soltanto software inerenti alla contabilità. Tra le varie tipologie, troviamo software per: 

Software contabilità aziendale: i vantaggi

Entrando nello specifico, quali sono i vantaggi reali di un software gestionale di questo tipo? Si tratta di un software ormai diventato essenziale per la gestione dell’impresa, poiché permette di tenere sotto controllo i conti dell’azienda stessa: pochi semplici passi, per avere sempre a portata di mano la situazione finanziaria dell’azienda. 

Anche all’interno del settore dei software gestionali dedicati alla contabilità troviamo diverse tipologie, le quali devono rispondere a determinate esigenze di business. Nella fattispecie, ci sono una serie di funzioni essenziali che ogni software contabilità aziendale deve possedere: 

  • gestione dei registri Iva e delle liquidazioni; 
  • gestione delle scritture “in prima nota”; 
  • la gestione delle partite e delle scadenze; 
  • gestione delle fatture, delle note di credito e DDT; 
  • gestione stampe e bilancio contabile. 

Appare già evidente da queste caratteristiche come un software gestionale di questo tipo consenta all’azienda di avere una contabilità aggiornata costantemente e sempre sotto il proprio controllo. In ogni momento si possono consultare i dati utili: questo significa che si eviteranno sprechi di tempo e errori di fatturazione, umani. Ciò consente di massimizzare i tempi anche in ottica di sviluppo e organizzazione: se non ci sono intoppi, va da sé che il business ne risente in maniera positiva. 

La fruibilità dei documenti è estremamente velocizzata e ottimizzata: i documenti sono sempre tracciabili, e questo aiuta anche nelle procedure di controllo fiscale e gestione fornitori.

Fatturazione elettronica

Parlando di contabilità, sicuramente merita di essere affrontato il tema della fatturazione elettronica. Come molti già sapranno, dal primo gennaio 2019 vige l’obbligo di fatturazione elettronica per le imprese, per la pubblica amministrazione e i liberi professionisti. 

Questo ha portato ad una serie di cambiamenti anche per quanto riguarda la stesura e la produzione delle fatture: oggi va utilizzato un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture stesse. E difatti, viene reso necessario l’uso di un software di contabilità per aziende, anche PMI, le quali hanno necessità di amministrare la contabilità senza commettere errori. 

Il documento in questione viene prodotto, poi trasmesso ed archiviato in formato XML. Tale formato permette di mantenere inalterati nel tempo gli atti e rende impossibile ogni tipo di modifica posteriore: questo favorisce i controlli e il rispetto delle normative in vigore. Oltre a ciò, alle aziende viene fatto obbligo di assicurare uno spazio di archiviazione capace di conservare tutto il materiale in questione. Per questo motivo, per evitare ulteriori fastidi, molte aziende ricorrono ad uno spazio in Cloud, una tecnologia virtuale che permette di automatizzare i processi di gestione contabilità e non gravare in termini di spazio sull’azienda in alcun modo. Anche la sicurezza dei dati è tutelata.


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