Gestione del magazzino: cos’è e come organizzarla?

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La logistica, in questo periodo in cui l’organizzazione dei processi aziendali deve necessariamente essere efficiente per stare al passo con la concorrenza, è una parte fondamentale della catena di distribuzione. Questo perché il mercato è in continua evoluzione e con esso anche la clientela, dalle esigenze sempre più complesse.

Quindi si è passati da gestione del magazzino effettuata a voce, su carta o per via telefonica all’utilizzo di software gestionali relegandola alla dimensione digitale. Tutto ciò tende a slegare l’azienda e la sua gestione dal luogo fisico nel quale la sede legale, produttiva e di distribuzione si trovano. La strategia utilizzata per la logistica e la gestione del magazzino considera due aree di interesse che vanno ad interagire in determinati punti: area interna con soggetti interni e area esterna.

L’uso di software gestionali consente di ridurre gli errori al minimo o tuttalpiù a renderli facilmente individuabili e risolvibili. L’ottimizzazione si riflette anche nel volume di merci, nella sicurezza e nei ricavi che hanno un incremento significativo abbreviando notevolmente numerosi passaggi.

Logistica e sicurezza del magazzino: come gestirle al meglio

Sicurezza del magazzino è tutto il corpus organico di misure atte alla garanzia dello stato ottimale degli apparati alla prevenzione dei rischi per dipendenti e non, interruzioni del servizio o danni alla merce. 

Per garantire il massimo standard di sicurezza nella gestione dei magazzini e nella logistica è bene affidarsi ad una adeguata formazione, in particolar modo per i magazzinieri, e, di conseguenza, la prevenzione.

La logistica: chi è il magazziniere e che ruolo ha nella gestione del magazzino

Il magazziniere si occupa della gestione del magazzino, della movimentazione merci al suo interno. Operativamente, il magazziniere ha in mano la gestione delle merci che entrano ed escono dal magazzino, il loro smistamento, il picking & packing. Inoltre si occupa della compilazione e della verifica dei documenti fiscali e amministrativi correlati. È responsabile dell’integrità e dell’esatta collocazione dei prodotti, segue le raccomandazioni del responsabile di magazzino per la movimentazione merci e per le operazioni di stoccaggio. Ha il dovere di essere una persona affidabile e precisa, rispettosa delle norme antinfortunistiche per la protezione di sé stesso e dei colleghi durante l’utilizzo di macchine per la movimentazione di carichi.

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Gestione del magazzino: sicurezza e formazione

Come abbiamo visto la sicurezza di un magazzino si fonda sulla prevenzione passando per una ottima formazione del personale. Le attività che si svolgono all’interno di un magazzino per lo stoccaggio e la distribuzione di merci, secondo la normativa italiana sulla sicurezza sui luoghi di lavoro, vengono classificate come situazioni di rischio medio.

Quindi la fase fondamentale per la valutazione del rischio all’interno di un magazzino è la valutazione del contesto lavorativo, quindi il tipo di ambienti, il numero di persone impiegate ed esterne, il livello di automazione da gestire e la presenza o meno di sostanze nocive e pericolose.

Allora si possono raggruppare i rischi possibili e probabili a cui il personale è sottoposto in un magazzino in tre categorie principali:

  • Rischi connessi al luogo di lavoro;
  • Rischi connessi alle attrezzature utilizzate;
  • e infine i Rischi per la salute del personale.

Per questo motivo è essenziale che tutto il personale operante osservi le regole fondamentali sul luogo di lavoro:

  • Corretta adozione e disposizione di segnali indicatori (visivi e acustici);
  • Indossare e adoperare Dispositivi di Protezione Individuale (anti-schiacciamento, anti-caduta, antiacustici…);
  • Utilizzare strumenti meccanici di sollevamento e/o spostamento dei materiali pesanti.

Per ottenere ottimi risultati in termini di sicurezza e gestione della logistica di un magazzino è bene ribadire la fondamentale, costante, periodica formazione del personale. Solo in tale modo essi saranno in grado di gestire e valutare tutta la filiera della logistica.

Come archiviare documenti aziendali: il software gestionale magazzino

I software gestionali, per l’archiviazione dei documenti, incrementano l’ottimizzazione e la velocizzazione di ogni fase di lavoro, incrementando, di conseguenza, la produttività generale dell’azienda.

Sul mercato vi sono numerose offerte di soluzioni in termini di software di gestione documentale. Quindi è fondamentale, per una azienda, effettuare una analisi riguardante le proprie esigenze relative al tipo di business del quale si occupa o occuperà. In tal modo, affiancato da un partner esperto della gestione del magazzino, effettuerà la scelta più congrua agli obiettivi da raggiungere.

Software gestionale, tutto in un solo strumento

Esistono numerose tipologie di software gestionale tra le quali possiamo distinguere:

  • Soluzioni basic: che consentono funzionalità di base.
  • Soluzioni custom: sviluppo gestionali in base alle esigenze specifiche dell’azienda.

La differenza fra le due soluzioni è evidente nel lungo periodo. Una software gestionale personalizzato permette di gestire al meglio la propria realtà aziendale e soprattutto risulta scalabile nel tempo.

Questo significa stare al passo con i tempi e permettere all’azienda, che sceglie questa soluzione, di aggiornare il software senza dover ricominciare sempre da capo con un notevole risparmio di costi e di tempo. Per questo motivo oggi la maggior parte dei programmi gestionali è in cloud, proprio per permettere aggiornamenti veloci e costanti nel tempo.

Affinché il software gestionale sia utile all’azienda deve:

  • Consentire di rilevare in modo facile e veloce i dati di tutte le attività; 
  • Consentire il recupero in modo veloce e facile dei dati interessanti;
  • Convertire dati e informazioni in modo funzionale e rapido.
  • Essere progettato per prevenire e segnalare gli errori commessi;
  • Adattarsi ai processi aziendali e al loro cambiamento nel tempo, quindi deve essere scalabile;
  • Specifico per il tipo di azienda che lo adopera;
  • Deve essere multiutente al fine di rendere possibile l’interoperabilità e la contemporaneità dell’utilizzo;
  • Essere consultabile da più punti e deve essere, per quanto possibile, multipiattaforma.


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