Sistema ERP: cos’è e come scegliere quello giusto per la tua azienda?

Probabilmente ne avrete sentito parlare, ma non sapete di preciso di cosa si tratti. Parliamo del sistema ERP, un sistema informatico che consente di pianificare le risorse di un’azienda, sotto vari punti di vista. Il tutto grazie ad una programmazione che sfrutta vari moduli integrati utili ad ottimizzare l’approccio gestionale e funzionale. Ma vediamo nel dettaglio.

Cos’è un sistema ERP?

Con l’acronimo ERP si indicano tre parole, ovvero Enterprise Resource Planning. Questo sistema informatico ha una storia decisamente interessante, basata su una evoluzione di processi che ormai sono quasi del tutto informatizzati. Difatti, grazie agli ERP si è riusciti ad introdurre nelle aziende un sistema di automazione e ottimizzazione che è ancora oggi determinante. 

Quando sono nati i primi esempi di sistemi ERP?

Un primo esempio di ERP risale sicuramente agli anni Sessanta, quando per garantire l’aggiornamento degli inventari e controllare tutta la movimentazione delle merci e delle scorte, molte aziende hanno cominciato ad introdurre una soluzione gestionale che fosse centralizzata. Ovviamente, grazie all’evoluzione tecnologica e all’introduzione di software realizzati con lo scopo di potenziare il processo produttivo, le cose sono andate sempre in crescendo. 

Fino a quando negli anni Novanta si sono palesati i veri e proprio ERP interfunzionali. Da allora si rese possibile l’integrazione di tutti i processi aziendali, quali la distruzione, la progettazione della produzione, nonché la gestione finanziaria. Al giorno d’oggi gli ERP sono stati potenziati grazie all’introduzione di moduli aggiuntivi: in primis il CRM, ma anche l’SCM, gli e-commerce e la Business Intelligence. Oggi si possono trovare esempi di software gestionali per aziende molto diverse tra loro come il Food, il Retail, l’edilizia e l’Automotive.

Come funziona un software gestionale ERP?

Tecnicamente, un sistema ERP permette di centralizzare la raccolta di dati che provengono da tutte le aree dell’azienda; dati che poi vengono “messi a sistema” e ottimizzati e razionalizzati in flussi di lavoro. Ciò garantisce una integrazione ottimale tra tutte le Line of Business, le cosiddette LOB, nonché una efficienza operativa senza precedenti. 

La piattaforma è costituita da una serie di funzionalità che permettono di personalizzare i vari moduli preposti ad ottimizzare la gestione di determinate aree aziendali. È proprio questo uno dei vantaggi essenziali di un sistema ERP, ovvero l’incredibile interoperabilità tra tutti i gruppi funzionali di un’azienda. 

Come vedremo di seguito, gli ERP sono costituiti da diversi moduli che consentono una organizzazione ottimale: questi stessi moduli possono essere implementati da altri moduli, in base alle proprie esigenze organizzative. 

Di seguito alcuni moduli essenziali:

• Gestione magazzino;
• Gestione personale; 
• Amministrazione (ordini, fatturazioni etc.);
• Gestione contabilità; 
• Manutenzione degli impianti.
• Gestione progetti; 
• Gestione vendite; 
• Produzione e MRP;
• Gestione distribuzione; 

Quali sono i vantaggi di un gestionale ERP

Perché un’azienda dovrebbe optare per un sistema ERP? Sicuramente perché permette di potenziare e ottimizzare la propria produzione. Tutti i reparti dell’azienda possono trarre vantaggi enormi da questo sistema informatico. Vediamo nel dettaglio. 

• Ottimizzazione della gestione – Un gestionale ERP permette di potenziare tutta la gestione di un’azienda. Parliamo fondamentalmente di ogni tipo di funzionalità, da quella legata alla elaborazione e raccolta dati, passando per la gestione di strumenti data mining, utili a monitorare tutto l’andamento dell’azienda. E questo avviene in maniera ottimale attraverso un unico pannello centralizzato, che può essere utilizzato con qualsiasi device.

• Miglioramento trasparenza – La trasparenza aziendale, in particolar modo quella informativa e legata a processi specifici di un’azienda, è spesso sottovalutata o comunque poco compresa a fondo. Con un sistema ERP si ottimizzano tutti i livelli di condivisione e collaborazione, massimizzando l’efficienza del sistema e garantendo qualità dei processi produttivi.

• Interazione – Anche l’aspetto legato all’interazione non è da sottovalutare. Parliamo di interazione tra i vari processi aziendali, la quale permette di elaborare i dati aziendali al meglio, massimizzando quello che è il controllo effettivo di tutti i flussi aziendali. Al contempo, la possibilità di ottenere dei report, con i vari dati di sintesi, non è da sottovalutare.

Come scegliere un sistema ERP?

La scelta di un sistema ERP è sicuramente collegata all’obiettivo che si vuol conseguire, fermo restando che si tratta di un sistema che permette di assicurare, come abbiamo visto, diverse funzionalità. Ci sono alcuni aspetti fondamentali da tenere in considerazione. 

Uno di questi è legato alle licenze. Queste sono necessarie per garantire l’accessibilità ai dipendenti, ma di solito si tende a prevedere un numero ben preciso di accessi da abilitare. Spesso, i tempi di transizione tra una richiesta e l’altra possono essere lunghi, e quindi va considerato l’aspetto in maniera molto oculata. 

Altro aspetto da non trascurare è il fatto che prima di scegliere un sistema ERP andrebbe prevista una organizzazione hardware e software adeguata. Per esempio, è sicuramente fondamentale avere a disposizione un server centrale; nonché organizzare al meglio le licenze dei database, e definire una vera e propria governance del sistema operativo. Anche i costi di contratto, legati alla manutenzione del server, vanno assolutamente considerati.

Non è un lavoro complicato se si hanno le idee chiare e ci si rivolge ad una Software House specializzata in software gestionali. In questi casi, spesso, si preferisce sviluppare un “gestionale su misura” personalizzando ogni singolo modulo in base ad una specifica funzione e al settore di riferimento.

D’altronde questi sistemi sono cambiati molto negli ultimi due decenni. Fino a qualche anno fa i sistemi ERP si riferivano essenzialmente all’attività amministrativa e logistica dell’azienda. Oggi, grazie all’evoluzione tecnologica e digitale, le aziende hanno cominciato ad avere una gestione dei processi aziendali molto più ampia e sviluppare soluzioni custom su misura porta molti vantaggi nel lungo periodo anche in termini di risparmio e costi.

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