Software fatturazione elettronica: vantaggi e opportunità per le aziende

L’evoluzione tecnologica, in particolar modo il percorso di digitalizzazione intrapreso dalle aziende da qualche anno, ha pervaso anche le imprese italiane. Uno degli aspetti di questo percorso ha interessato soprattutto ciò che concerne la questione legata alla fatturazione e all’utilizzo di un software di fatturazione elettronica. Questa, come vedremo nel dettaglio, è diventata obbligatoria nella sua forma digitale dal primo gennaio 2019. Ma questo rappresenta un vantaggio per le imprese oppure no?

Senza dubbio, l’uso di un software per fatturazione elettronica nasconde una serie di benefici per le imprese non da poco. Difatti, questa presa di posizione del Governo può essere anche considerata una spinta molto significativa verso una digital transformation che tanto mancava all’Italia. Ma vediamo nel dettaglio.

Fatturazione elettronica: come funziona

Ma di cosa parliamo effettivamente quando citiamo la fatturazione elettronica? Si parla, essenzialmente, di una fattura in formato digitale che è realizzata attraverso l’utilizzo di un software seguendo una procedura che si basa sul noto SDI, ovvero il sistema di interscambio. 

La novità principale legata alla fatturazione elettronica è il fatto che questa possa essere inviata e ricevuta in maniera totalmente digitale: un modo diverso di curare la gestione aziendale, nei suoi aspetti burocratici e fiscali, rispetto al passato e rispetto al cartaceo. Il software per fatturazione elettronica può essere utilizzato con un qualsiasi dispositivo in grado di connettersi alla rete come per esempio, pc, tablet o smartphone. 

Cosa ha portato a questa rivoluzione digitale?

Si tratta di un passaggio tutt’altro che rapido, anzi. Basti pensare che l’origine di questo nuovo sistema di fatturazione è legata alla direttiva europea dell’aprile del 2014 (2014/55/EU). La decisione di approvare un cambiamento di questa entità è legata ad una serie di vantaggi per professionisti, imprese e per gli stessi organi di controllo. 

Per esempio, il fatto di avere un controllo molto più diretto e preciso circa l’evasione fiscale; nonché ottenere enormi vantaggi per quanto riguarda i processi di dematerializzazione. Ma anche la diminuzione, se non l’annullamento, del rischio di falsi o duplicazioni e la riduzione drastica di errori materiali e tempistiche. 

A tal proposito, sarebbe utile dare uno sguardo ai dati (ancora parziali). In Italia, già durante il primo anno dell’entrata in vigore della fatturazione elettronica sono state emesse oltre 2 miliardi di fatture elettroniche. Si tratta di un dato ufficiale che è stato rilasciato dall’Agenzia delle Entrate e che fa ben comprendere l’importanza di questa rivoluzione tecnologica. Ciò ha portato anche una serie di effetti differenti per le imprese italiane. Di seguito vedremo, nella fattispecie, cosa è cambiato per le imprese e quali vantaggi si possono ottenere dall’utilizzo di un software per fatturazione elettronica.

Software fatturazione elettronica: benefici e vantaggi per le imprese

La gestione aziendale, per quanto riguarda l’aspetto della fatturazione, ha potuto trarre dei vantaggi e dei benefici di enorme portata con l’arrivo della fatturazione elettronica. In prevalenza, già dal primo anno, la maggior parte delle imprese ha cominciato la sperimentazione e ha cominciato effettivamente a comprendere quanto fosse importante. 

La maggior parte delle imprese italiane, stando ad alcuni studi dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, ha potuto trarre dei vantaggi già dai primi mesi di utilizzo del software.

Per quanto riguarda il ciclo passivo:

• rapida e intuitiva registrazione delle fatture passive.
• velocizzazione dei processi di verifica delle fatture.
• velocizzazione delle operazioni di approvazione dei pagamenti e attivazione di ordini di versamento.

Per quanto riguarda il ciclo attivo:

• riduzione evidente delle tempistiche di pagamento dei clienti.
• più rapida ed efficiente riconciliazione dei pagamenti.

Fattura elettronica e digitalizzazione: quali opportunità per le imprese?

L’obbligo di fatturazione elettronica è diventato in breve tempo una vera e propria opportunità per le imprese. In primo luogo, basti pensare che oggi è tutto gestibile in maniera telematica e con pochi e semplici passaggi le aziende possano non soltanto realizzare delle fatture, ma anche monitorare tutte le fatture emesse e gestire le entrate e le uscite, in base alle scadenze. 

Oltre a ciò, consideriamo che il periodo di adattamento è stato anche molto breve. Rispetto ad altre innovazioni tecnologiche, le imprese sono riuscite ad adattarsi abbastanza velocemente a questa novità, fin dai primi mesi. Soltanto pochissime imprese hanno riscontrato inizialmente un appesantimento del ciclo passivo, cosa che poi è stata risolta in poco tempo. 

Di fondo, si può affermare che la fatturazione elettronica ha garantito diversi vantaggi per le imprese, in vista anche di una digitalizzazione dei documenti aziendali sempre più crescente e costante. D’altronde, rientrano in questo trend non solo le fatture, ma anche i DDT (documenti di trasporto), gli ordini e così via.

Fatturazione elettronica: l’integrazione nei software gestionali

La facilità di emissione della fattura elettronica è uno dei vantaggi principali che le aziende riscontrano. In tal caso si deve utilizzare un software gestionale aziendale, che permetta di automatizzare i processi.

In questo caso il software, a secondo del destinatario, sarà in grado di inserire i dati fondamentali (dati anagrafici, dati del destinatario, indirizzo e così via) e inviare la fattura in maniera automatica. Completata la compilazione, il software inserirà la firma digitale e invierà la fattura al sistema SDI, che la inoltrerà a sua volta al destinatario, ovvero il cliente.

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