Transizione da Skype for Business a Microsoft Teams

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Sono ormai passati alcuni mesi dall’annuncio del ritiro per il 2021 di Skype for Business online a favore di Microsoft Teams, ma non tutti ancora hanno le idee chiare riguardo la transizione e cosa cambierà per i clienti che utilizzano questo utile servizio. In questo articolo cercheremo di fare chiarezza e di indicarvi i passi principali per affrontare la transizione da Skype for Business a Microsoft Teams.

Skype for Business vs Microsoft Teams

Anche se Skype for Business è destinato a scomparire entro il 2021, sono ancora molte le persone che non sanno cosa sia e come funziona questo sistema di comunicazione. Skype for Business, rispetto al tradizionale Skype, è un software ideato per la comunicazione delle grandi aziende, che necessitano di comunicare velocemente e connettendo diversi membri di un gruppo. Su Skype for Business, oltre alle chiamate e alla messaggistica istantanea vi è la possibilità di organizzare delle riunioni con tantissimi partecipanti e di seguirle tramite qualsiasi dispositivo.

Microsoft Teams, può essere definito come l’evoluzione di Skype for Business e che promette di migliorare le conversazioni e di renderle “più intelligenti”, fornendo anche un sistema di traduzione automatica in tempo reale che permetterà ai partecipanti di poter conversare nella propria lingua madre. Inglobare Skype for Business in Teams, può rappresentare sicuramente un miglioramento per le comunicazioni tra le aziende, ma il passaggio non sembra così automatico come ci si può aspettare.

Il passaggio da Skype a Microsoft Teams

Come hanno annunciato gli sviluppatori di Microsoft, a partire dal 31 luglio 2021, Skype for Business non sarà più attivo e sarà sostituito da Microsoft Teams. Fino a quella data sarà comunque possibile continuare ad utilizzare Skype for Business senza nessuna restrizione e in ogni caso si potranno aggiungere anche nuovi utenti.

È opportuno sottolineare che, durante la fase di transizione, potranno essere usati entrambi i servizi, senza nessuna variazione. Per poter facilitare il passaggio a Microsoft Teams, la società ha pubblicato di recente dei video corsi e tutorial dedicati a questo argomento, consultabili direttamente sul sito ufficiale.

Innanzitutto, come è specificato nella guida rilasciata da Microsoft, sia che utilizzi Teams o Skype for Business o entrambi, sarà necessario pianificare l’aggiornamento che non verrà in maniera automatica, ma seguendo alcuni passaggi. Per comprendere nel dettaglio il processo di transizione, è stato creato un Framework, che delinea alcuni passaggi necessari per attivare l’aggiornamento.

La transizione inizia con l’individuare i soggetti che dovranno provvedere all’aggiornamento e in seguito bisognerà stabilire sia la visione del progetto che l’ambito in cui dovrà operare, gli obiettivi e come dovranno coesistere i due software di comunicazione aziendale (Skype for Business e Teams).

La fase iniziale viene anche definita come pre-aggiornamento e prevede la co-esistenza tra i due sistemi, anche se funzionano in maniera distinta e separata (Islands): i colloqui su Skype for Business rimangono in quest’area, così come quelle su Teams.

Dopo questa fase di preparazione, si passa alla fase definita “pilota”: creare un programma pilota per attivare Teams e sostituire progressivamente Skype for Business. La fase pilota serve per verificare se l’azienda è già pronta per passare all’upgrade o se sono necessarie ulteriori valutazioni e modifiche.

Nel caso in cui il progetto pilota dia esiti positivi e incoraggianti, si può notificare agli utenti e ai membri dello staff che si passerà entro breve tempo a Teams e verrà eseguito l’aggiornamento per il nuovo hub di Office365. La fase di aggiornamento è quella cruciale, perché coesistono ancora i due sistemi di comunicazione ma ci si sta orientando per spostarsi verso Team.

I passaggi verso l’aggiornamento a Teams sono ben specificati in una guida fornita da Microsoft e coinvolgono alcuni aspetti tecnici abbastanza complicati, quindi è sempre consigliabile guardare i tutorial prima di avviare l’upgrade.

Gli ultimi passaggi che determinano la transizione da Skype for Business a Teams sono da seguire in sequenza:

  • configurazione della connettività ibrida;
  • impostazione della modalità di coesistenza;
  • trasferimento di tutti gli utenti da Skype for Business a Teams.

Al completamento di tutti questi passaggi, sarà finalmente avvenuto il processo di transizione al nuovo sistema di comunicazione aziendale Microsoft Teams.
Nella guida introduttiva di Microsoft Teams, viene indicato anche un ulteriore passaggio, definito come post-aggiornamento, che ha la specifica funzione di valutare se il sistema funziona correttamente o se sono necessarie ulteriori modifiche.

I vantaggi della transizione

La chiusura di Skype for Business a favore di Teams, rappresenta non soltanto il passaggio verso un nuovo sistema comunicativo più completo e intuitivo ma la possibilità di ottenere altre funzioni utili per la comunicazione tra aziende e gruppi di lavoro.

In Microsoft Teams verranno mantenute tutte le principali funzionalità di Skype for Business (chiamate, messaggistica, riunioni), ma verranno introdotte altre interessanti novità. Tra le novità più rilevanti di Microsoft Teams troviamo l’assistente automatico, la possibilità di inoltrare una chiamata a un gruppo, trasferimento consultivo e supporto fuori sede.

Uno dei principali vantaggi che si avranno con Microsoft Teams è la possibilità di ricevere aggiornamenti veloci e senza interruzioni e allo stesso tempo non sarà necessario scaricare plug-in aggiuntivi, inoltre le tempistiche per le riunioni saranno ridotti in maniera considerevole.

Essendo Teams, l’hub per la collaborazione di Office 365, sarà più semplice accedere a tutte le funzionalità e ai servizi offerti da Microsoft come, ad esempio, il riconoscimento vocale, la capacità di traduzione e di trascrizione. All’interno di Teams sarà possibile creare un ambiente di lavoro personalizzato: si potrà consentire al team di accedere ai documenti e al cloud, così allo stesso tempo si potrà escludere questa possibilità per alcuni utenti. Tra le tante opportunità offerte da Teams, vi è anche la possibilità di organizzare e impostare diversi canali di chat, suddividendoli in base al team e al progetto di lavoro.

Con Teams si avrà l’accesso a Microsoft Planner, OneNote e Share Point, così da avere anche degli strumenti per una migliore organizzazione di eventi, progetti e per pianificare e redigere documenti condivisi. Per quanto riguarda le riunioni su Teams, vi sarà la possibilità di registrarle o di ospitare ben più di 250 partecipanti o di pianificare riunioni tra diverse organizzazioni.

I problemi della transizione

Per i clienti che utilizzano Skype for Business, sarà quindi necessario aggiornare il proprio modo di comunicare in team, ma qui iniziano i problemi, visto che ancora non è stato redatto un percorso definitivo di transizione a Teams, ma sono alcune guide e workshop, perlopiù disponibili in lingua inglese.

Uno dei tanti svantaggi della transizione da Skype for Business a Team è rappresentato dall’impossibilità di utilizzare questo nuovo sistema di comunicazione in alcune aree geografiche, non ancora interessate dall’aggiornamento.

Un’azienda che ha deciso di passare a Teams, non può comunque abbandonare improvvisamente l’uso di Skype for Business, dato che non tutti gli utenti con cui si organizzano chiamate e riunioni hanno implementato questo nuovo sistema di comunicazione.

Un altro tipo di problema che è stato riscontrato dagli utenti di Skype for Business è che non si conoscono i tempi per l’aggiornamento a Teams e se soprattutto verranno garantite le stesse funzionalità e le medesime licenze. Sull’ultimo punto, Microsoft, afferma che i clienti di Skype for Business manterranno le stesse licenze in Teams, ma ancora non si hanno notizie riguardo i tempi dell’aggiornamento.


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