La Legge di Bilancio 2018 ha stabilito per tutti i soggetti IVA ad eccezione dei regimi minimi o forfettari, l’obbligo di fatturazione elettronica. Si parla di una scelta volta alla semplificazione delle procedure di fatturazione, ma soprattutto ad arginare il dilagante fenomeno dell’evasione fiscale.
Questo perché è possibile controllare in maniera più efficiente il flusso di denaro tra le aziende. Ma la lotta all’evasione non è l’unico vantaggio offerto dalla fatturazione elettronica, quindi nelle prossime righe vedremo nel dettaglio quali sono i principali benefici.
Sommario
Fatturazione elettronica: cos’è e come funziona
Prima di analizzare quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica, è opportuno fare una panoramica su cosa essa sia. Parliamo di una fattura “digitale” prodotta secondo un preciso formato e standard tecnici, il cui contenuto sarà immutabile, ovvero non alterabile nel tempo.
Questo sistema digitale permette dunque l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture, abbandonando di fatto quello che è il supporto cartaceo. Il formato digitale ha l’estensione XML, ovvero eXtensible Markup Language. Si tratta di un linguaggio che consente il controllo della validità dei dati presenti nei documenti inviati.
La fatturazione elettronica vede coinvolti tre attori, ovvero la Pubblica Amministrazione, il “Sistema di Interscambio nazionale” e il suo fornitore (o intermediario). In sintesi dunque, le P.A. comunicano al fornitore un codice univoco composto da lettere e numeri. Tale codice viene definito come “codice ufficio per la fatturazione elettronica”,
Lo stesso dovrà essere riportato insieme alla partita IVA e a tutti quei dati che hanno una rilevanza ai fini fiscali sul documento digitale. Sulla fattura viene quindi posta la firma digitale da parte di chi la emette, e attraverso il “Sistema di Interscambio nazionale” ne verrà controllato il formato del documento e ovviamente la correttezza di quanto inserito.
A questo punto rimarrà un solo passaggio, ovvero la trasmissione alla Pubblica Amministrazione della fattura, che compirà le opportune verifiche. Questo sistema offre una serie di vantaggi, che ora analizzeremo nel dettaglio.
Fatturazione elettronica: i 9 vantaggi principali
Il momento in cui la fattura viene redatta e inviata, è uno dei più delicati in quello che è il rapporto fornitore-cliente. In questo preciso frangente però, entra in gioco proprio la fatturazione elettronica, in grado di fornire un metodo puntuale, professionale e preciso per la creazione, l’invio e la successiva archiviazione della stessa.
I vantaggi della fatturazione elettronica sono davvero numerosi, ma per ragioni di praticità ci concentreremo sui 9 principali:
- Risparmio di tempo. Questo è possibile perché i tre processi (creazione, invio e archiviazione), sono estremamente facilitati.
- Risparmio di denaro. Per comprendere meglio questa voce, basti pensare ai processi di stampa dei vari documenti. Vengono dunque abbattuti i costi per la carta, per i consumabili della stampante o per la manutenzione della macchina. Senza dimenticare anche le spese di spedizione postale, non più necessarie.
- Risparmio di spazio. I faldoni di fatture, accumulati nel tempo, possono portare via molto spazio. Grazie alla fatturazione digitale, questo non è più necessario.
- Archiviazione sicura. Utilizzando un valido software di fatturazione elettronica, il servizio di archiviazione rimane e norma di legge per dieci anni.
- Semplicità della gestione. È risaputo come un buon software per la fatturazione rappresenti una semplificazione di molte procedure, tra cui anche la ricerca dei documenti.
- Sicurezza. Tutti i dati sensibili presenti nelle fatture elettroniche sono protetti dal Sistema di Interscambio, in grado di raccogliere e monitorare quanto invia e riceve.
- Fruibilità. Un software per la fatturazione elettronica è usufruibile attraverso la rete. Questa caratteristica chiaramente permette una maggiore fruibilità del sistema, perché le fatture elettroniche sono creabili ovunque sia necessario, in qualsiasi momento.
- Controlli fiscali semplificati. Reperire e consultare i documenti digitali sarà molto più facile grazie alla conservazione sostitutiva, rispetto a quanto avveniva in passato con la loro controparte cartacea.
- Tracciabilità dei pagamenti. La Fatturazione elettronica consente il monitoraggio di invio e ricezione dei documenti, quindi di tracciare con precisione quelli che sono i movimenti e i pagamenti.
Fatturazione elettronica: approfondimenti dei vantaggi
Alcuni dei vantaggi della fatturazione elettronica descritti, meritano ulteriori approfondimenti, perché solamente in questo modo sarà possibile comprenderli nella loro totalità. Il primo di questi riguarda sicuramente la semplificazione amministrativa e fiscale, tema tra l’altro sempre di grande attualità nel nostro Paese.
Attraverso il Sistema di Intercambio, che ricordiamo essere gestito dall’Agenzia delle Entrate, la fatturazione elettronica consentirà lo snellimento di moltissimi aspetti burocratici. L’agenzia infatti, in un tempo di circa 3 mesi, rispetto ai 18 del precedente sistema, avrà la possibilità di analizzare i flussi di fatturazione.
In questo modo si eliminano una serie di costosi e complessi adempimenti fiscali. Tra l’altro è opportuno sottolineare come un vantaggio di così grande portata, sia beneficiale anche in maniera piuttosto semplice, dal momento che buona parte del lavoro lo svolgerà direttamente il software gestionale installato dall’azienda o dal libero professionista.
Un altro dei vantaggi che merita di essere evidenziato, riguarda il risparmio sui costi di fatturazione. Parliamo di cifre piuttosto consistenti, a seconda delle dimensioni dell’impresa. Ad esempio quelle aziende che emettono meno di 3.000 fatture annue, possono risparmiare tra 1,8 e 3,7 euro per ogni singola fattura.
Per quelle che invece emettono volumi maggiori, tale risparmio diventa davvero notevole, ed è stimato attorno agli 11,5 euro per fattura. Sono dunque capitali che consentono di fatto di aumentare gli utili, o di effettuare nuovi investimenti all’interno delle imprese stesse.
Ma il fattore risparmio, a sua volta deve essere analizzato ad ampio spettro. In qualsiasi business che si rispetti infatti, il tempo è denaro. La fatturazione elettronica permette un risparmio notevole di tempo, che può essere impiegato in mansioni più produttive, in ognuna delle sue fasi: emissione, ricezione e riscossione.
Fatturazione elettronica: i vantaggi per la digitalizzazione
Tra tutti i vantaggi offerti dalla fatturazione elettronica però, uno in particolare può generare un effetto domino all’interno delle aziende, ed è quello che riguarda il processo di digitalizzazione. Non è certamente un novità che il nostro Paese sia in ritardo circa la trasformazione digitale, sia in ambito privato che nelle Pubbliche Amministrazioni.
Perdonando il gioco di parole, la fatturazione elettronica sta obbligando le imprese a fare i conti con questo processo di digitalizzazione, che non può che portare ulteriori vantaggi per le organizzazioni. In altre parole, grazie alla fattura elettronica, molte aziende stanno dematerializzando anche altri aspetti burocratici interni.
Questo rappresenta un ulteriore vantaggio economico, perché esattamente come accade nelle P.A., la burocrazia rappresenta un costo anche nel settore privato. Una volta che le imprese avranno dunque assaporato i benefici di una maggiore efficienza, saranno più incentivate a proseguire nel loro cammino di trasformazione.
Le aziende stanno ad esempio scoprendo le potenzialità e i vantaggi offerte dai software ERP. Parliamo di strumenti che vanno molto oltre quello che è un semplice gestionale. A prima vista ricorrere ad uno di questi programmi, potrebbe apparire come uno stravolgimento dell’attuale modo di lavorare.
In realtà però, parliamo di un processo di integrazione graduale con le altre procedure di lavoro, che permette di rendere tutta l’organizzazione più efficiente. Tra l’altro questi software sono sempre più spesso in cloud. Ciò significa che il loro funzionamento avviene in rete, e che il database è condiviso in allo stesso momento con tutti gli utenti autorizzati.
I software ERP sono disponibili in due grandi varianti, ovvero quelli standard e quelli personalizzati. I primi sono delle soluzioni pronte all’uso, quindi facili da implementare e piuttosto economiche. Non si adattano però perfettamente ad ogni contesto aziendale. I secondi, definiti anche ERP Custom, sono decisamente più efficienti perché “costruiti” su misura con le specifiche esigenze di ogni azienda.
Sono dunque strumenti costruiti sulle reali esigenze dell’azienda, e che quindi consentiranno analisi più approfondite sia del settore all’interno del quale l’impresa opera, che dell’impresa stessa. Come detto, in questo caso, a fronte di un costo maggiore, si potrà beneficiare di una migliore efficienza.
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