5 consigli IT per aumentare la produttività dei tuoi dipendenti

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Dipendenti e IT: la tecnologia che aiuta le aziende

La vita in azienda può non essere sempre rose e fiori. I problemi si rincorrono l’uno dopo l’altro e i dipendenti, per quanto validi e preparati, potrebbero essere più efficienti di quanto già non siano.

Quella dell’efficienza dei dipendenti, infatti, è una questione di notevole rilievo all’interno di un’azienda, indipendentemente dal settore commerciale nel quale opera l’impresa. Parliamoci chiaro: una qualsiasi azienda si trova ad affrontare tutta una serie di problemi diversi nell’ambito della sua operatività, e la produttività dei dipendenti, nella realtà aziendale, non è certo il problema più rilevante in assoluto.

Tuttavia, è altrettanto vero che un dipendente più accorto, messo a proprio agio e capace di usufruire al meglio della tecnologia a sua disposizione, è senz’altro più produttivo rispetto a un dipendente che, al contrario, non si dimostra minimamente flessibile ad apprendere o a mettersi maggiormente in gioco.

Ma come incrementare l’attività produttiva di un dipendente? Come motivarlo al fine di apportare un vantaggio per l’impresa in cui lavora? Partendo dal presupposto che migliorare l’efficienza e la produttività di un dipendente aziendale è tutt’altro che un’utopia, prendendo una serie di accorgimenti all’interno dell’azienda diviene possibile apportare vantaggi sostanziali per l’intera impresa.

Entrando in un’ottica pratica, per migliorare l’efficienza di un dipendente è possibile prendere spunto dalla sempre valida tecnologia IT , più nota come “Information Technology”. Quando si parla di IT ci si riferisce all’insieme di tecnologie utili per archiviare, trasmettere ed elaborare dati a livello privato, pubblico o aziendale, a seconda delle specifiche esigenze degli utenti.

Le tecnologie IT trovano applicazione su una vasta gamma di strumenti differenti, dagli apparecchi hardware ai software, facilitando in maniera notevole l’attività informatica all’interno delle aziende (e non solo).

Detto ciò, come impiegare la tecnologia in questione per migliorare l’efficienza dei dipendenti? Come utilizzare la tecnologia IT per spingere al massimo la produttività del personale aziendale? Andiamo alla scoperta di 5 validi consigli per aumentare l’efficienza dei dipendenti!

L’accesso alle informazioni, il monitoraggio e la scelta dei software aziendali

1 • L’accessibilità delle informazioni

Un primo valido consiglio IT riguarda il livello di accessibilità in seno alla tecnologia aziendale in proprio possesso. Parte dei problemi organizzativi e gestionali di una qualsiasi azienda deriva esattamente dalla scarsa fruibilità dei software utilizzati dai dipendenti dell’impresa.

Una qualsiasi realtà commerciale, infatti, è dotata di dispositivi differenti e in grado di svolgere funzioni altrettanto variabili. Ciò è reso possibile dall’utilizzo di più applicazioni, ognuna delle quali in grado di ospitare al suo interno una serie di funzionalità specifiche e altamente personalizzate. Tuttavia, un manager che debba verificare la reale efficienza di tali applicazioni potrebbe trovarsi in difficoltà nel dover accedere volta per volta ai vari software utilizzati dai propri dipendenti.

Un addetto alle vendite, ad esempio, potrebbe essere impegnato nell’uso di un’applicazione specifica che controlli i flussi in entrata e in uscita della merce aziendale. Il gestore di un magazzino, dal canto suo, potrebbe dover gestire le aree di stoccaggio dell’azienda con un software diverso da quello utilizzato dall’addetto vendite, e lo stesso vale per gli analisti aziendali e per qualsiasi altra persona che ricopre un certo ruolo all’interno di un’impresa.

L’ideale, da questo punto di vista, è poter usufruire di un software unico e in grado di accogliere dentro di sé tutte le funzionalità utili per il management aziendale. Solo così diviene possibile gestire in maniera efficace l’enorme flusso di informazioni in possesso di un’azienda, aumentando di conseguenza l’efficienza dei singoli dipendenti.


2 • L’attività di monitoraggio dei dati raccolti

Un modo fondamentale per migliorare l’efficienza dei dipendenti d’azienda è quello di monitorare costantemente i dati inerenti alla loro attività.

In linea generale, qualsiasi processo aziendale viene gestito con un software specifico nel quale trovano spazio le informazioni relative all’attività commerciale portata a termine. Grazie ai software in questione è possibile trarre dati specifici da utilizzare in fase di analisi processuale, una sorta di monitoraggio costante utile per esaminare l’efficienza dei dipendenti dell’impresa.

Monitorare con costanza l’attività commerciale dei dipendenti è un modo per tenere sempre sotto controllo l’andamento dell’azienda, un’operazione da svolgere in tempo reale con la conclusione di una transazione economica o nel corso di una determinata partnership con terze parti.


3 • Scegliere software aziendali semplici

Un consiglio sempre valido, nell’ottica del management d’impresa, è quello di scegliere esclusivamente software aziendali caratterizzati da una notevole semplicità di fondo.

Perché complicarsi la vita acquistando applicazioni eccessivamente difficoltose, magari contraddistinte da grafiche antiquate o, peggio ancora, dotate di funzionalità del tutto inutili ai fini dello svolgimento delle pratiche aziendali? L’ideale, in questo frangente, è scegliere software che vantino un certo minimalismo di fondo, dotati di funzioni semplici ed essenziali.

Acquistare software di qualità comporta notevoli vantaggi all’interno dell’azienda. In primo luogo, a giovarne saranno tutti quei dipendenti che devono fare affidamento necessariamente su applicazioni digitali particolarmente funzionali. Un dipendente che abbia la possibilità di lavorare con software più snelli, più efficaci e stimolanti migliorerà notevolmente la propria produttività, dimostrandosi più efficiente e al contempo più utile per l’azienda.

In secondo luogo, un software aziendale maggiormente prestante consente di dimezzare nettamente il tempo di esecuzione di una prestazione. La conseguenza diretta di tutto ciò, ovviamente, è l’aumento della produttività di ogni singolo dipendente dell’azienda, con il risultato che l’impresa potrà velocizzare i propri scambi commerciali nei confronti dei clienti.

I software integrati e la disponibilità delle informazioni commerciali

4 • L’utilizzo di software integrati tra loro

Al fine di aumentare/migliorare la produttività dei propri dipendenti, un’azienda dovrebbe optare per l’installazione di soluzioni software integrate all’interno dei propri dispositivi elettronici.

Quello descritto è una sorta di passo in avanti rispetto al concetto esposto in precedenza, relativo all’acquisto di software per quanto possibile minimalisti. Oltre alla scelta di un’applicazione semplice e versatile, operazione di per sé essenziale ai fini della produttività dell’intera azienda, è fondamentale acquistare pacchetti software per quanto possibile integrati tra loro, in grado di lavorare in maniera combinata e offrendo un livello di integrazione più che soddisfacente.

Perché puntare sulle soluzioni integrate? Scegliere software che lavorino tra di loro in maniera integrata significa poter contare su applicazioni capaci di scambiarsi dati con una certa costanza. Ciò significa, di fatto, che ogni singola applicazione è in grado di “apprendere” direttamente dal software al suo fianco (dunque installato all’interno del medesimo dispositivo elettronico), così da facilitare notevolmente l’interscambio dei dati.


5 • Mettere a disposizione dei dipendenti tutte le informazioni che gli servono

Infine, un ultimo metodo utile per migliorare la produttività di un dipendente è quello di fare in modo che il dipendente stesso disponga di tutte le informazioni strategiche (e solo quelle) che gli servono per svolgere il proprio lavoro.

Prendiamo come esempio un’azienda che produce dei prodotti. All’operaio che lavora in una delle fasi di realizzazione non interessa a quale prezzo è stato venduto il prodotto nel corso degli anni o in che modo l’azienda si rifornisce delle materie prime perché sono informazioni che, per il suo compito specifico, non sono essenziali.

Per questo motivo, ad ogni dipendente, si dovrebbe fornire il necessario per la sua parte di processo cercando di minimizzare gli sprechi e ottimizzare i processi e così facendo, si avrà la certezza di migliorare l’efficienza produttiva di ogni singola persona in azienda.


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